Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden. Das Problem: Zeitverlust beim Übertragen, fehlende Übersicht und eine verzögerte Lohnabrechnung kosten Ressourcen, die sich kein Betrieb dauerhaft leisten kann. Das Ergebnis: Digitale Erfassung direkt auf dem Smartphone, automatische Wochenzusammenfassung und Überstundenerkennung – ohne manuelle Nacharbeit.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Der Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeit nach dem Einsatz – über ein digitales Formular auf dem Smartphone.
Die Eingabe wird automatisch einem Mitarbeiter-Profil und einer Kalenderwoche zugeordnet.
Alle Einträge einer Woche werden zusammengefasst: Arbeitsstunden pro Tag, Gesamtstunden, Überstunden.
Falls Überstunden erkannt werden, wird eine automatische Meldung an die zuständige Person gesendet.
Am Ende der Woche wird eine Zusammenfassungstabelle erstellt – exportierbar für die Lohnabrechnung.
Optional werden die Daten automatisch an die Buchhaltungssoftware weitergegeben.
Typisch: 3–5 Tage
Der Workflow läuft dauerhaft im Hintergrund. Neue Mitarbeiter werden zentral ergänzt. Überstundenregeln können jederzeit angepasst werden. Fehlende Einträge werden automatisch als Hinweis gemeldet. Ein wöchentlicher Monitoring-Lauf prüft zusätzlich, ob alle Mitarbeiter vollständig erfasst haben, und sendet bei Abweichungen eine strukturierte Übersicht an die verantwortliche Person. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Nein. Die Erfassung passiert über ein digitales Formular – zugänglich über den Browser auf jedem Smartphone. Keine Installation nötig.
Nach einem festgelegten Zeitraum wird automatisch eine Erinnerung gesendet. Fehlende Einträge werden auch in der Wochenzusammenfassung gekennzeichnet.
Ja. Die Regeln werden anfangs nach Ihren Vorgaben und dem Arbeitsvertrag eingerichtet und können später angepasst werden.
Die Wochenzusammenfassung wird automatisch als CSV oder in einem Format exportiert, das gängige Lohnabrechnungsprogramme (zum Beispiel DATEV Lohn, lexoffice oder Agenda) direkt einlesen können. Bei Systemen ohne Importschnittstelle wird eine druckfertige Übersicht erzeugt, die manuelles Übertragen auf ein Minimum reduziert.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten.
→ Saubere Ablage ohne Sortieren
Für KMU und Handwerksbetriebe, bei denen nach einer angenommenen Anfrage viele einzelne Schritte folgen: Bestätigung senden, Auftrag anlegen, nach dem Einsatz Rechnung erstellen.
→ Auftrag bestätigt – Rechnung läuft