Arbeitszeiten werden per Smartphone oder Tablet digital erfasst – ohne Papierlisten, ohne doppelte Eingaben. Der Workflow sammelt alle Einträge, erstellt automatisch eine Wochenübersicht pro Mitarbeiter, erkennt Überstunden und bereitet die Daten für die Lohnabrechnung vor. In einem typischen Handwerksbetrieb mit 5–15 Mitarbeitern spart das 4–6 Stunden manuelle Erfassung und Kontrolle pro Woche.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Mitarbeiter öffnet ein einfaches Formular auf dem Smartphone (z. B. Tally, Jotform oder eigene Lösung) und trägt Datum, Beginn, Ende und optional ein Projekt ein.
Der Eintrag wird automatisch in eine zentrale Tabelle (Google Sheets, Airtable oder Datenbank) geschrieben – sofort sichtbar für die Geschäftsführung.
n8n prüft jeden Eintrag auf Plausibilität: Ist die Arbeitszeit realistisch? Gibt es doppelte Einträge? Fehlen Pflichtfelder?
Am Freitagabend erstellt der Workflow automatisch eine Wochenübersicht pro Mitarbeiter mit Summe der Stunden, Überstunden-Markierung und Fehlzeiten.
Die Übersicht wird als PDF per E-Mail an die Geschäftsführung gesendet. Bei Überstunden über einem Schwellwert gibt es eine zusätzliche Warnung.
Am Monatsende werden alle Daten für die Lohnabrechnung exportiert – als CSV für DATEV, als PDF für den Steuerberater oder als direkter API-Push an die Buchhaltungssoftware.
Alle Einträge werden revisionssicher archiviert und sind jederzeit abrufbar – für Betriebsprüfungen oder interne Auswertungen.
Optional: Dashboard für Echtzeit-Übersicht über aktuelle Arbeitsstunden, Projektzeiten und Kapazitätsauslastung.
Typisch: 3–5 Tage
Der Workflow läuft im Hintergrund auf Ihrem eigenen Server – ohne Cloud-Abhängigkeit. Monitoring überwacht, ob alle Einträge korrekt verarbeitet werden. Wöchentlicher Healthcheck prüft die Verbindung zu Formularen und Buchhaltungssoftware. Fehlende Einträge werden automatisch als Erinnerung gesendet. Bei Abweichungen erhält die verantwortliche Person eine strukturierte Übersicht. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Die Erfassung läuft über ein Browser-Formular, das Mitarbeiter als Lesezeichen auf dem Homescreen ablegen. Keine App-Installation nötig, kein App-Store, kein Update-Aufwand.
Ja, das ist einer der Hauptvorteile. Der Workflow exportiert die Daten automatisch im passenden Format – als CSV für DATEV, als PDF für den Steuerberater oder per API direkt in Ihre Buchhaltungssoftware (sevDesk, lexoffice).
Der Workflow erkennt fehlende Einträge automatisch und sendet eine Erinnerung per E-Mail oder Slack. Bleibt der Eintrag aus, wird die Geschäftsführung informiert.
Ja. Alle Daten laufen über Ihren eigenen Server (self-hosted). Es werden keine Daten an externe Cloud-Dienste gesendet. Die Archivierung erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Gerade für kleine Unternehmen mit 3–15 Mitarbeitern ist der Hebel am größten. Hier fällt die manuelle Erfassung und Kontrolle besonders ins Gewicht, weil es oft die Geschäftsführung selbst erledigt.
Ja. Jeder Zeiteintrag kann optional einem Projekt oder Auftrag zugeordnet werden. So sehen Sie nicht nur, wer wie lange gearbeitet hat, sondern auch, welcher Auftrag wie viele Stunden verbraucht hat.
Je nach Software: DATEV-Export als CSV, sevDesk/lexoffice per API, oder PDF für den Steuerberater. Der Workflow wird einmalig auf Ihr Format konfiguriert und läuft dann automatisch.
Die Einrichtung liegt typischerweise bei 1.500–3.000 EUR, abhängig von Anbindungen und Formular-Komplexität. Der laufende Betrieb (Hosting, Monitoring, Support) ab 200 EUR/Monat. Details auf unserer Preisseite.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten.
→ Saubere Ablage ohne Sortieren
Für KMU und Handwerksbetriebe, bei denen nach einer angenommenen Anfrage viele einzelne Schritte folgen: Bestätigung senden, Auftrag anlegen, nach dem Einsatz Rechnung erstellen.
→ Auftrag bestätigt – Rechnung läuft