Zeiterfassung automatisieren: Stunden erfasst, Übersicht da
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden. Das Problem: Zeitverlust beim Übertragen, fehlende Übersicht, verzögerte Lohnabrechnung. Das Ergebnis: Digitale Erfassung, automatische Zusammenfassung und Überstundenerkennung – ohne manuelle Nacharbeit.
Vorher
- –Arbeitszeiten werden im Außendienst auf Zettel oder in einer App aufgeschrieben – uneinheitlich und oft lückenhaft.
- –Jemand trägt die Zeiten manuell in eine Tabelle oder Buchhaltungssoftware ein – zeitaufwändig und fehleranfällig.
- –Überstunden werden erst beim Lohnlauf bemerkt – oder gar nicht.
- –Keine übergreifende Sicht auf Arbeitszeiten pro Mitarbeiter und Woche.
Nachher
- Arbeitszeiten werden digital erfasst – per Formular auf dem Smartphone, direkt nach dem Einsatz.
- Eine automatische Wochenzusammenfassung wird erstellt: Gesamtstunden, Überstunden, Arbeitszeiten pro Tag.
- Bei Überstunden wird automatisch eine Meldung gesendet – an die zuständige Person.
- Die Daten werden in einem Format bereitgestellt, das direkt für die Lohnabrechnung verwendet werden kann.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Der Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeit nach dem Einsatz – über ein digitales Formular auf dem Smartphone.
Die Eingabe wird automatisch einem Mitarbeiter-Profil und einer Kalenderwoche zugeordnet.
Alle Einträge einer Woche werden zusammengefasst: Arbeitsstunden pro Tag, Gesamtstunden, Überstunden.
Falls Überstunden erkannt werden, wird eine automatische Meldung an die zuständige Person gesendet.
Am Ende der Woche wird eine Zusammenfassungstabelle erstellt – exportierbar für die Lohnabrechnung.
Optional werden die Daten automatisch an die Buchhaltungssoftware weitergegeben.
Inputs
- – Erfassungsformular (Smartphone oder Tablet)
- – Mitarbeiter-Profil (Name, Rolle, Sollstunden)
- – Kalender (Wochenzuordnung)
Outputs
- – Wochenzusammenfassung pro Mitarbeiter
- – Überstunden-Meldung (E-Mail oder Nachricht)
- – Export-Tabelle für Lohnabrechnung
- – Optionale Weiterleitung an Buchhaltungssoftware
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 3–5 Tage
- – Anzahl der Mitarbeiter und Außendienst-Rollen
- – Vorhandene Buchhaltungssoftware und Schnittstellen
- – Gewünschte Überstundenregeln und Benachrichtigungslogik
- – Format für den Lohnabrechnung-Export
Betrieb
Der Workflow läuft dauerhaft im Hintergrund. Neue Mitarbeiter werden zentral ergänzt. Überstundenregeln können jederzeit angepasst werden. Fehlende Einträge werden automatisch als Hinweis gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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