Für KMU und Handwerksbetriebe, bei denen nach einer angenommenen Anfrage viele einzelne Schritte folgen: Bestätigung senden, Auftrag anlegen, nach dem Einsatz Rechnung erstellen. Das Problem: Jeder Schritt wird einzeln angegangen – oft mit Verzögerung. Das Ergebnis: Wird ein Angebot angenommen, läuft der gesamte Ablauf von Bestätigung bis Rechnung automatisch durch.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Der Kunde bestätigt das Angebot – zum Beispiel per E-Mail-Antwort oder über ein Formular.
Der Workflow erkennt die Bestätigung und sendet eine professionelle Bestätigungs-E-Mail zurück.
Ein Auftrag wird im System angelegt: Kundendaten, Leistungsart, Zeitrahmen und Angebotsbetrag werden übernommen.
Der Einsatz wird in der Planung berücksichtigt – optional wird ein Terminvorschlag an den Kunden gesendet.
Nach dem abgeschlossenen Einsatz wird automatisch eine Rechnung erstellt – basierend auf dem Angebot.
Die Rechnung wird als PDF generiert und per E-Mail an den Kunden gesendet.
Der Zahlungsstatus wird zentral überwacht – bei Überfälligkeit läuft eine Erinnerung aus.
Typisch: 1–2 Wochen
Der Workflow läuft vollständig im Hintergrund – von der Bestätigung bis zur Rechnung. Vorlagen und Zeitbedingungen können jederzeit angepasst werden. Fehlgeschlagene Versendungen werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Die Bestätigung kann auch manuell im System markiert werden – der Rest des Workflows läuft dann automatisch.
Ja. Ein Freigabeschritt vor dem Rechnungsversand kann eingebaut werden – zum Beispiel, wenn Sie die Rechnung kurz prüfen möchten.
Der Workflow wartet auf die Einsatzabschluss-Meldung. Eine Verschiebung blockiert nur die Rechnungserstellung – die Bestätigung wird trotzdem gesendet.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten.
→ Saubere Ablage ohne Sortieren