Auftragsbestätigung & Fakturierung: vom Ja bis zur Rechnung ohne Handarbeit
Für KMU und Handwerksbetriebe, bei denen nach einer angenommenen Anfrage viele einzelne Schritte folgen: Bestätigung senden, Auftrag anlegen, nach dem Einsatz Rechnung erstellen. Das Problem: Jeder Schritt wird einzeln angegangen – oft mit Verzögerung. Das Ergebnis: Wird ein Angebot angenommen, läuft der gesamte Ablauf von Bestätigung bis Rechnung automatisch durch.
Vorher
- –Ein Angebot wird vom Kunden angenommen – die Bestätigung wird von Hand per E-Mail geschrieben.
- –Der Auftrag wird manuell im System angelegt – oft mit Übertragungsfehlern.
- –Nach dem Einsatz wird die Rechnung einzeln erstellt – oft mit Verzögerung.
- –Zwischen Bestätigung und Rechnung gibt es keine systematische Übersicht über den Ablauf.
Nachher
- Wird das Angebot angenommen, wird sofort eine Bestätigungs-E-Mail an den Kunden gesendet.
- Ein Auftrag wird im System automatisch angelegt – mit allen relevanten Daten aus dem Angebot.
- Nach dem Einsatz wird die Rechnung automatisch erstellt und gesendet.
- Der gesamte Ablauf wird zentral verfolgt: Angebot → Bestätigung → Einsatz → Rechnung.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Der Kunde bestätigt das Angebot – zum Beispiel per E-Mail-Antwort oder über ein Formular.
Der Workflow erkennt die Bestätigung und sendet eine professionelle Bestätigungs-E-Mail zurück.
Ein Auftrag wird im System angelegt: Kundendaten, Leistungsart, Zeitrahmen und Angebotsbetrag werden übernommen.
Der Einsatz wird in der Planung berücksichtigt – optional wird ein Terminvorschlag an den Kunden gesendet.
Nach dem abgeschlossenen Einsatz wird automatisch eine Rechnung erstellt – basierend auf dem Angebot.
Die Rechnung wird als PDF generiert und per E-Mail an den Kunden gesendet.
Der Zahlungsstatus wird zentral überwacht – bei Überfälligkeit läuft eine Erinnerung aus.
Inputs
- – Angebotssystem oder CRM (Angebot und Kundendaten)
- – Bestätigung vom Kunden (E-Mail oder Formular)
- – Einsatzabschluss (Planungstool)
Outputs
- – Bestätigungs-E-Mail an den Kunden
- – Auftrag im System
- – Rechnung-PDF und Versand per E-Mail
- – Zahlungsstatus-Überwachung
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–2 Wochen
- – Anbindung an Angebots- und Buchhaltungssoftware
- – Anzahl der Vorlagen (Bestätigung, Rechnung)
- – Gewünschte Folge-Aktionen nach der Bestätigung
- – Zahlungsüberwachungs-Logik
Betrieb
Der Workflow läuft vollständig im Hintergrund – von der Bestätigung bis zur Rechnung. Vorlagen und Zeitbedingungen können jederzeit angepasst werden. Fehlgeschlagene Versendungen werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Passende Use Cases
Zeiterfassung & Wochenübersicht
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Rechnungsversand automatisieren
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Dokumentenablage in Microsoft 365
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten.
→ Saubere Ablage ohne Sortieren