Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten. Das Problem: Dateien werden falsch benannt, falsch abgelegt oder gar nicht wiedergefunden – was bei Prüfungen oder Kundenanfragen wertvolle Zeit kostet. Das Ergebnis: Jedes Dokument läuft automatisch in die richtige Ablagestruktur in Microsoft 365, erhält einen einheitlichen Namen und das Team wird sofort benachrichtigt.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein Dokument kommt ein – als E-Mail-Anhang, über ein Upload-Formular oder in einen überwachten Ordner.
Der Workflow erkennt das Dokument und liest Metadaten aus – zum Beispiel Absender, Betreff oder Dateiname.
Das Dokument wird nach einem festgelegten Namensschema umbenannt: Datum, Kategorie, Mandant oder Projektname.
Die Datei wird in den zugehörigen Ordner in SharePoint verschoben.
Eine Benachrichtigung wird an die zuständige Person gesendet – per E-Mail oder Microsoft Teams.
Optional: Das Dokument wird einem Freigabeprozess zugewiesen, wenn das vorgesehen ist.
Typisch: 1–2 Wochen
Der Workflow läuft im Hintergrund und überwacht eingehende Dokumente dauerhaft. Neue Kategorien oder Namensregeln können jederzeit ergänzt werden. Fehlgeschlagene Verschiebungen werden automatisch gemeldet. Über die Microsoft Graph API und n8n-Webhooks werden neue Dateien in überwachten Postfächern und Upload-Ordnern in Echtzeit erkannt – die Verarbeitungszeit von Eingang bis korrekter Ablage beträgt typischerweise unter 30 Sekunden. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Der Fokus liegt auf Microsoft 365. Eine Anbindung an Google Drive ist grundsätzlich möglich – das besprechen wir im Erstgespräch.
Das Dokument wird in einen Ordner "Zu prüfen" gelegt und intern gemeldet. So geht nichts verloren.
Ja. Die Regeln werden anfangs gemeinsam festgelegt und können später angepasst werden – ohne dass der gesamte Workflow neu gebaut wird.
Ja. Der Workflow überwacht ein oder mehrere konfigurierte Postfächer in Outlook und erkennt Anhänge unabhängig davon, ob die E-Mail von extern einging oder intern weitergeleitet wurde. Die Zuordnung erfolgt über Absender, Betreff und Dateiname nach den gemeinsam festgelegten Regeln.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Für KMU und Handwerksbetriebe, bei denen nach einer angenommenen Anfrage viele einzelne Schritte folgen: Bestätigung senden, Auftrag anlegen, nach dem Einsatz Rechnung erstellen.
→ Auftrag bestätigt – Rechnung läuft