Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen. Das Problem: Zeitverlust bei der Erstellung, Fehler bei der Übertragung und kein übersichtlicher Blick auf Zahlungseingänge. Das Ergebnis: Rechnung läuft automatisch raus, der Status wird zentral gespeichert – und überfällige Beträge werden ohne manuellen Aufwand nachgefasst.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Der Auftrag wird in der Buchhaltungssoftware als abgeschlossen markiert.
Ein Workflow wird automatisch ausgelöst: Die Rechnungsdaten werden aus dem Auftrag übernommen.
Eine Rechnung wird im System erstellt und ein PDF generiert.
Das PDF wird per E-Mail an den Kunden gesendet – mit einer standardisierten Betreffzeile und Zahlungshinweisen.
Der Status der Rechnung wechselt auf "gesendet" und wird zentral gespeichert.
Nach einem festgelegten Zeitraum prüft der Workflow, ob eine Zahlung eingegangen ist.
Falls nicht: Eine automatische Erinnerung wird an den Kunden gesendet oder intern eine Aufgabe erstellt.
Typisch: 1–2 Wochen
Der Workflow läuft vollständig im Hintergrund. Neue Rechnungsvorlagen oder Änderungen werden zentral aktualisiert. Fehlgeschlagene Versendungen werden automatisch gemeldet. Zusätzlich überwacht ein täglicher Check-Lauf alle offenen Positionen und eskaliert überfällige Rechnungen nach konfigurierbaren Zeitintervallen – zum Beispiel nach 14 und 30 Tagen ohne Zahlungseingang. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
In den meisten Fällen ja. Gängige Tools wie lexoffice, sevDesk oder DATEV haben Schnittstellen, die angesprochen werden können.
Nach einem von Ihnen festgelegten Zeitraum wird eine Erinnerung gesendet – entweder direkt an den Kunden oder als interne Aufgabe.
Es ist möglich, einen manuellen Freigabeschritt einzubauen, bei dem Sie die Rechnung vor dem Versand kurz prüfen und bestätigen.
Das hängt von Ihrer Buchhaltungssoftware ab. Systeme wie lexoffice oder sevDesk bieten einen Abgleich mit dem Bankkonto per REST API. Ist das nicht möglich, kann ein einfacher manueller Status-Update-Schritt eingebaut werden, der den Rest der Erinnerungslogik automatisch auslöst.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten.
→ Saubere Ablage ohne Sortieren
Für KMU und Handwerksbetriebe, bei denen nach einer angenommenen Anfrage viele einzelne Schritte folgen: Bestätigung senden, Auftrag anlegen, nach dem Einsatz Rechnung erstellen.
→ Auftrag bestätigt – Rechnung läuft