Rechnungsversand automatisieren: Status statt Raten
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen. Das Problem: Zeitverlust bei der Erstellung und kein übersichtlicher Blick auf Zahlungseingänge. Das Ergebnis: Rechnung läuft automatisch raus, der Status wird zentral gespeichert.
Vorher
- –Nach jedem Auftrag wird die Rechnung manuell in der Buchhaltungssoftware erstellt – oft mit Copy/Paste aus dem Angebot.
- –Das PDF wird per Hand exportiert und einzeln per E-Mail gesendet.
- –Der Zahlungseingang wird nicht systematisch überwacht. Erinnerungen werden bei Bedarf einzeln geschrieben.
- –Überfällige Rechnungen werden erst bemerkt, wenn jemand die Übersicht durchschaut.
Nachher
- Wird der Auftrag als abgeschlossen markiert, wird die Rechnung automatisch erstellt.
- Die Rechnung wird als PDF generiert und direkt per E-Mail an den Kunden gesendet.
- Der Zahlungsstatus wird zentral überwacht: offen, bezahlt, überfällig.
- Bei überfälligen Rechnungen wird automatisch eine Erinnerung gesendet.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Der Auftrag wird in der Buchhaltungssoftware als abgeschlossen markiert.
Ein Workflow wird automatisch ausgelöst: Die Rechnungsdaten werden aus dem Auftrag übernommen.
Eine Rechnung wird im System erstellt und ein PDF generiert.
Das PDF wird per E-Mail an den Kunden gesendet – mit einer standardisierten Betreffzeile und Zahlungshinweisen.
Der Status der Rechnung wechselt auf "gesendet" und wird zentral gespeichert.
Nach einem festgelegten Zeitraum prüft der Workflow, ob eine Zahlung eingegangen ist.
Falls nicht: Eine automatische Erinnerung wird an den Kunden gesendet oder intern eine Aufgabe erstellt.
Inputs
- – Auftragsabschluss in Buchhaltungssoftware (lexoffice oder sevDesk)
- – Kundendaten (Kontaktverzeichnis oder CRM)
Outputs
- – Rechnung-PDF
- – E-Mail an den Kunden
- – Zahlungsstatus-Update (intern)
- – Erinnerungs-E-Mail bei Überfälligkeit
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–2 Wochen
- – Wahl und Anbindung der Buchhaltungssoftware
- – Vorhandensein einer Zahlungsschnittstelle zum Überwachen von Eingängen
- – Anzahl der Rechnungsvorlagen
- – Gewünschte Erinnerungs-Logik und Zeitbedingungen
Betrieb
Der Workflow läuft vollständig im Hintergrund. Neue Rechnungsvorlagen oder Änderungen werden zentral aktualisiert. Fehlgeschlagene Versendungen werden automatisch gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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