Wartungsplanung automatisieren: wiederkehrende Einsätze ohne manuelle Planung
Für Handwerksbetriebe mit Wartungsverträgen oder regelmäßigen Wiederkehrterminen. Das Problem: Wartungstermine werden aus Gedächtnis oder einer Tabelle verwaltet – Termine werden übersehen, Kunden werden zu spät informiert. Das Ergebnis: Wartungstermine werden automatisch aus den Vertragsregeln abgeleitet, geplant und kommuniziert.
Vorher
- –Wartungsverträge definieren, wann ein Einsatz nötig ist – aber die Planung passiert von Hand.
- –Termine werden in eine Tabelle oder einen Kalender eingetragen – oft erst wenn der Termin nahe rückt.
- –Der Kunde wird spät oder gar nicht im Voraus informiert.
- –Bei mehreren Verträgen gleichzeitig wird leicht ein Termin übersprungen.
Nachher
- Wartungstermine werden automatisch aus den Vertragsintervallen abgeleitet – zum Beispiel alle 3 oder 6 Monate.
- Der Termin wird im Kalender angelegt und einem Techniker zugewiesen.
- Der Kunde wird rechtzeitig benachrichtigt – zum Beispiel 2 Wochen im Voraus.
- Nach dem Einsatz wird der nächste Termin automatisch berechnet und geplant.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Das System prüft regelmäßig die bestehenden Wartungsverträge und die vereinbarten Intervalle.
Fällig werdende Wartungstermine werden erkannt und automatisch berechnet.
Ein Kalender-Eintrag wird erstellt und einem Techniker zugewiesen – basierend auf Region und Verfügbarkeit.
Der Kunde wird per E-Mail benachrichtigt – mit Termin, Ort und Hinweisen.
Eine interne Erinnerung läuft vor dem Termin aus – damit nichts übersehen wird.
Nach dem abgeschlossenen Einsatz wird der nächste Wartungstermin automatisch berechnet und angelegt.
Optional wird eine Zusammenfassung des Einsatzes an den Kunden gesendet.
Inputs
- – Wartungsverträge (Intervalle, Objekte, Kundendaten)
- – Technikerübersicht (Verfügbarkeit, Region)
- – Kalender (Outlook, Google Calendar oder Handwerk-App)
Outputs
- – Kalender-Eintrag mit Technikerübersicht
- – Benachrichtigung an den Kunden (E-Mail)
- – Interne Erinnerung vor dem Termin
- – Berechnung des nächsten Wartungstermins
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–2 Wochen
- – Anzahl der Wartungsverträge und Intervalltypen
- – Vorhandenes Planungstool und Schnittstelle
- – Gewünschte Benachrichtigungszeiten und -kanäle
- – Komplexität der Technikerübersicht
Betrieb
Der Workflow läuft im Hintergrund und prüft regelmäßig auf fällige Wartungen. Neue Verträge werden zentral ergänzt. Fehlgeschlagene Benachrichtigungen werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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