Für Handwerksbetriebe mit mehreren Technikern und täglichen Außendiensteinsätzen. Das Problem: Zuweisung, Materialvorbereitung und Benachrichtigung passieren einzeln von Hand – oft erst am Vortag oder gleich morgens, was zu Verzögerungen und Fehlkommunikation führt. Das Ergebnis: Wird ein Auftrag bestätigt, läuft die gesamte Einsatzplanung automatisch ab – Techniker sind informiert, der Tagesplan ist aktuell und Materialhinweise liegen bereit.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein neuer Auftrag wird im System als bestätigt markiert – zum Beispiel in der Auftragsplanung oder einem CRM.
Der Workflow liest die relevanten Daten aus: Kundenort, Leistungsart, Zeitfenster und gewünschte Kapazität.
Ein passender Techniker wird zugewiesen – basierend auf Region, Fachrichtung und aktueller Tagesplanung.
Die Zuweisung wird im System gespeichert und eine Benachrichtigung an den Techniker gesendet – per E-Mail oder Nachricht.
Ein Eintrag im Tagesplan wird erstellt: Uhrzeit, Ort, Auftragsnummer und Kundeninfos.
Optional wird eine Materialliste für den Einsatz vorgeschlagen – basierend auf der Leistungsart.
Nach dem Einsatz kann ein Folge-Workflow ausgelöst werden: Arbeitszettel, Rückmeldung an den Kunden oder Rechnungsanstoß.
Typisch: 1–2 Wochen
Der Workflow läuft automatisch, sobald ein Auftrag bestätigt wird. Zuweisungsregeln können jederzeit angepasst werden – zum Beispiel bei Personaländerungen oder neuen Einsatzgebieten. Fehlmeldungen werden intern gemeldet. Über ein n8n-Dashboard lässt sich zusätzlich die tägliche Technikerauslastung auf einen Blick einsehen – inklusive Webhook-Benachrichtigung bei Zuteilungskonflikten oder ungeplanten Lücken im Tagesplan. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Der Workflow reagiert sofort auf eine Auftragsbestätigung – auch wenn der Einsatz am selben Tag stattfindet.
Der Workflow erkennt das und sendet eine interne Meldung. Die Zuweisung kann dann manuell angepasst werden – ohne dass der Rest des Prozesses stockt.
Ja. Die Regeln werden anfangs gemeinsam festgelegt und können später angepasst werden – zum Beispiel bei neuen Technikern oder veränderten Einsatzgebieten.
Ja. Sofern die Software eine REST API oder einen Webhook-Ausgang bietet, kann der Workflow direkt angebunden werden. Bei Systemen ohne API kann alternativ ein E-Mail-Eingang oder ein gemeinsam genutztes Formular als Auslöser dienen.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Für Handwerksbetriebe, die täglich mehrere Termine vereinbaren und einzeln bestätigen müssen.
→ Kein Termin wird mehr vergessen