Einsatzplanung automatisieren: vom Auftrag zum Einsatz ohne Nacharbeit
Für Handwerksbetriebe mit mehreren Technikern und täglichen Außendiensteinsätzen. Das Problem: Zuweisung, Materialvorbereitung und Benachrichtigung passieren einzeln von Hand – oft erst am Vortag oder gleich morgens. Das Ergebnis: Wird ein Auftrag bestätigt, läuft die gesamte Einsatzplanung automatisch ab.
Vorher
- –Ein Auftrag wird per Telefon oder E-Mail bestätigt – die Daten werden von Hand in das System eingegeben.
- –Die Zuweisung eines Technikers passiert manuell: Wer ist verfügbar, wer kennt das Objekt – das wird einzeln geklärt.
- –Der Techniker wird telefonisch oder per E-Mail informiert – oft am Vortag oder gleich morgens.
- –Materialien werden separat zusammengestellt – ohne Übersicht, was bereits vorhanden ist.
Nachher
- Wird ein Auftrag bestätigt, wird automatisch der passende Techniker zugewiesen – nach Region und Verfügbarkeit.
- Der Techniker wird sofort benachrichtigt: Ort, Uhrzeit, Kontaktdaten des Kunden und Hinweise zum Auftrag.
- Ein Eintrag im Tagesplan wird automatisch erstellt – übersichtlich und fertig zum Abrufen.
- Optional wird eine Materialliste basierend auf der Leistungsart vorgeschlagen.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein neuer Auftrag wird im System als bestätigt markiert – zum Beispiel in der Auftragsplanung oder einem CRM.
Der Workflow liest die relevanten Daten aus: Kundenort, Leistungsart, Zeitfenster und gewünschte Kapazität.
Ein passender Techniker wird zugewiesen – basierend auf Region, Fachrichtung und aktueller Tagesplanung.
Die Zuweisung wird im System gespeichert und eine Benachrichtigung an den Techniker gesendet – per E-Mail oder Nachricht.
Ein Eintrag im Tagesplan wird erstellt: Uhrzeit, Ort, Auftragsnummer und Kundeninfos.
Optional wird eine Materialliste für den Einsatz vorgeschlagen – basierend auf der Leistungsart.
Nach dem Einsatz kann ein Folge-Workflow ausgelöst werden: Arbeitszettel, Rückmeldung an den Kunden oder Rechnungsanstoß.
Inputs
- – Auftragsplanung oder CRM (Auftragsdaten)
- – Technikerübersicht (Verfügbarkeit, Region)
- – Tagesplan (Kalender oder Planungssoftware)
Outputs
- – Zuweisung im System
- – Benachrichtigung an den Techniker (E-Mail oder Nachricht)
- – Tagesplan-Eintrag
- – Optionale Materialliste
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–2 Wochen
- – Anzahl der Techniker und Zuweisungsregeln
- – Vorhandene Planungssoftware und Schnittstellen
- – Gewünschte Benachrichtigungskanäle
- – Komplexität der Materiallisten
Betrieb
Der Workflow läuft automatisch, sobald ein Auftrag bestätigt wird. Zuweisungsregeln können jederzeit angepasst werden – zum Beispiel bei Personaländerungen oder neuen Einsatzgebieten. Fehlmeldungen werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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