Für Handwerksbetriebe, die täglich mehrere Termine vereinbaren und einzeln bestätigen müssen. Das Problem: Erinnerungen werden vergessen, Kunden fragen erneut nach und kurzfristige Absagen sind ohne System schwer zu handhaben. Das Ergebnis: Jede Terminänderung wird sofort kommuniziert, Erinnerungen laufen automatisch – ohne dass jemand einzeln nachschreiben muss.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein neuer Termin wird in der Kalender-App angelegt – zum Beispiel Outlook oder Google Calendar.
Der Workflow erkennt den neuen Eintrag und liest Kundenname, Datum, Uhrzeit und Leistungsart aus.
Eine Bestätigungs-E-Mail wird automatisch an den Kunden gesendet – mit allen relevanten Angaben.
Ein interner Kalender-Eintrag wird erstellt, falls das noch nicht geschehen ist.
24 Stunden vor dem Termin wird eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet.
Wird der Termin verschoben oder abgesagt, wird der Kunde automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Nach dem Termin kann optional eine Folge-E-Mail ausgehen – zum Beispiel mit einem Link zum Angebot.
Typisch: 3–5 Tage
Der Workflow läuft parallel zum Kalender und braucht keine manuelle Überwachung. E-Mail-Vorlagen können jederzeit angepasst werden. Fehlgeschlagene Versendungen werden intern gemeldet. Zusätzlich prüft ein täglicher Monitoring-Lauf, ob alle Termine der nächsten 48 Stunden eine Erinnerung erhalten haben – und schlägt bei Lücken eine interne Eskalation vor. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Beide Systeme können angesprochen werden. Die Einrichtung passt sich an Ihre bestehende Kalender-App an.
Ja. Die Vorlagen werden anfangs nach Ihren Vorgaben erstellt und können später jederzeit angepasst werden.
Wird der Termin im Kalender gelöscht oder als abgesagt markiert, läuft automatisch eine Benachrichtigung an den Kunden aus.
Ja, optional kann ein Link in der Bestätigungs-E-Mail eingebaut werden, über den der Kunde direkt absagen oder einen Verschiebungswunsch übermitteln kann. Das Team erhält dann sofort eine interne Meldung – der Kalender wird je nach Einrichtung automatisch aktualisiert.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe mit mehreren Technikern und täglichen Außendiensteinsätzen.
→ Einsatz geplant – vor der Tür
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit