Für KMU, die regelmäßig Zahlen aus verschiedenen Systemen zusammenstellen müssen – oft für eine Wochenrunde oder eine Vorschauplanung. Das Problem: Jede Woche wird alles einzeln aus CRM, Buchhaltung und Auftragsplanung gezogen, manuell in eine Tabelle zusammengeführt und bereinigt – das bindet Zeit, die besser in die Analyse fließen sollte. Das Ergebnis: Ein vollständiger Bericht läuft automatisch zusammen, wird nach einer festen Vorlage aufbereitet und direkt an den Verteiler gesendet.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein wöchentlicher Timer löst den Workflow aus – zum Beispiel jeden Montag morgen.
Daten werden aus den relevanten Systemen gezogen: offene Aufträge aus der Auftragsplanung, Umsatz aus der Buchhaltung, neue Leads aus dem CRM.
Die Daten werden in eine Vorlage zusammengeführt: Übersicht, Veränderungen zur letzten Woche, offene Punkte.
Bei auffälligen Werten – zum Beispiel fehlenden Daten oder starken Schwankungen – wird eine interne Meldung erstellt.
Der fertige Bericht wird als Anhang oder Link an die Verteilerliste gesendet – per E-Mail oder Teams.
Optional werden einzelne Kennzahlen in einem Dashboard oder einer Übersichtsseite aktualisiert.
Typisch: 1–3 Wochen
Der Workflow läuft wöchentlich automatisch. Die Berichtsvorlage und Kennzahlen können jederzeit angepasst werden. Fehlgeschlagene Datenabzüge werden intern gemeldet. Zusätzlich ist ein Anomalie-Check integriert, der stark abweichende Werte – zum Beispiel einen Umsatzrückgang von mehr als 20 % gegenüber dem Vorwochendurchschnitt – gesondert kennzeichnet und eine separate Eskalation an die Geschäftsleitung auslöst. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Der Rhythmus wird nach Ihren Vorgaben eingerichtet – wöchentlich, täglich oder auf Abruf. Die Struktur bleibt die gleiche.
Der Workflow erkennt das und sendet eine Meldung. Der Bericht wird ohne diese Quelle zusammengesetzt – mit einem sichtbaren Hinweis auf die fehlenden Daten.
Ja. Die Kennzahlen werden anfangs gemeinsam festgelegt und können später jederzeit angepasst werden – zum Beispiel bei neuen Quellen oder geänderten Fokuspunkten.
Ja. Über n8n lassen sich Diagramme als eingebettete Grafiken oder als Link zu einem einfachen Dashboard-Update ausgeben. Für reine E-Mail-Berichte eignen sich Tabellenformate mit farblicher Kennzeichnung von Schwellenwerten – das ist ohne zusätzliche BI-Software umsetzbar.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten.
→ Saubere Ablage ohne Sortieren