Reporting automatisieren: Wochenbericht läuft, ohne dass jemand suchen muss
Für KMU, die regelmäßig Zahlen aus verschiedenen Systemen zusammenstellen müssen – oft für eine Wochenrunde oder eine Vorschauplanung. Das Problem: Jede Woche wird alles einzeln aus den Systemen gezogen, in eine Tabelle zusammengeführt und von Hand bereinigt. Das Ergebnis: Ein Bericht läuft automatisch zusammen und wird fertig verteilt.
Vorher
- –Zahlen werden aus mehreren Systemen einzeln gezogen: CRM, Buchhaltung, Auftragsplanung.
- –Jemand führt die Daten manuell in eine Übersichtstabelle zusammen – wöchentlich eine Stunde oder mehr.
- –Die Tabelle wird von Hand korrigiert und formatiert, bevor sie an das Team gesendet wird.
- –Verzögerungen oder Fehler in einer Quelle blockieren die gesamte Übersicht.
Nachher
- Einmal die Woche werden Daten aus allen relevanten Systemen automatisch gezogen und zusammengeführt.
- Ein Bericht wird nach einer festen Vorlage zusammengesetzt: Umsatz, offene Aufträge, neue Leads, Rechnungsstatus.
- Der Bericht wird automatisch an die zuständigen Personen verteilt – per E-Mail oder in einem Teamkanal.
- Bei fehlenden oder auffälligen Daten läuft eine automatische Meldung aus – bevor der Bericht gesendet wird.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein wöchentlicher Timer löst den Workflow aus – zum Beispiel jeden Montag morgen.
Daten werden aus den relevanten Systemen gezogen: offene Aufträge aus der Auftragsplanung, Umsatz aus der Buchhaltung, neue Leads aus dem CRM.
Die Daten werden in eine Vorlage zusammengeführt: Übersicht, Veränderungen zur letzten Woche, offene Punkte.
Bei auffälligen Werten – zum Beispiel fehlenden Daten oder starken Schwankungen – wird eine interne Meldung erstellt.
Der fertige Bericht wird als Anhang oder Link an die Verteilerliste gesendet – per E-Mail oder Teams.
Optional werden einzelne Kennzahlen in einem Dashboard oder einer Übersichtsseite aktualisiert.
Inputs
- – CRM (zum Beispiel HubSpot – neue Leads, Aktivitäten)
- – Buchhaltungssoftware (Umsatz, Rechnungsstatus)
- – Auftragsplanung (offene und abgeschlossene Aufträge)
Outputs
- – Wochenbericht (PDF oder Tabelle)
- – Verteilung per E-Mail oder Microsoft Teams
- – Meldung bei auffälligen oder fehlenden Daten
- – Optionales Dashboard-Update
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–3 Wochen
- – Anzahl der Quellsysteme und verfügbare Schnittstellen
- – Komplexität der Berichtsvorlage und gewünschte Kennzahlen
- – Gewünschte Anomalie-Erkennung und Meldungslogik
- – Verteilerliste und Versandkanal
Betrieb
Der Workflow läuft wöchentlich automatisch. Die Berichtsvorlage und Kennzahlen können jederzeit angepasst werden. Fehlgeschlagene Datenabzüge werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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