Materialbestellung automatisieren: vom Auftrag zur Lieferung ohne Nacharbeit
Für Handwerksbetriebe, die nach jedem bestätigten Auftrag Materialien einzeln bestellen müssen. Das Problem: Bedarf wird zu spät erkannt, Bestellungen werden vergessen oder doppelt aufgegeben. Das Ergebnis: Wird der Auftrag bestätigt, läuft die Materialliste und die Bestellung automatisch.
Vorher
- –Ein Auftrag wird bestätigt – die benötigten Materialien werden von Hand aus dem Gedächtnis oder einer Vorlage zusammengestellt.
- –Die Bestellung wird einzeln per E-Mail oder Telefon beim Lieferanten aufgegeben.
- –Es gibt keine systematische Übersicht, was bestellt ist, was geliefert wurde und was noch fehlt.
- –Bei mehreren gleichzeitigen Aufträgen werden Materialien doppelt bestellt oder vergessen.
Nachher
- Wird ein Auftrag bestätigt, wird automatisch eine Materialliste basierend auf der Leistungsart zusammengestellt.
- Die Bestellung wird an den zuständigen Lieferanten weitergeleitet – per E-Mail oder über eine Schnittstelle.
- Der Bestellstatus wird zentral verfolgt: bestellt, in Versand, geliefert.
- Bei verzögerten Lieferungen läuft eine automatische Meldung aus.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein Auftrag wird im System als bestätigt markiert – zum Beispiel in der Auftragsplanung oder einem CRM.
Der Workflow liest die Leistungsart und den Umfang aus und bestimmt die benötigten Materialien aus einer Zuordnungstabelle.
Eine Materialliste wird zusammengestellt und einem Lieferanten zugeordnet – je nach Material und Sortiment.
Die Bestellung wird dem Lieferanten gesendet – per E-Mail mit der zusammengestellten Liste.
Der Bestellstatus wird zentral gespeichert und aktualisiert – zum Beispiel bei Versandbestätigung.
Wird eine Lieferung verzögert oder fehlt eine Bestätigung, läuft eine interne Meldung aus.
Nach der Lieferung kann ein Folge-Workflow ausgelöst werden: Bestätigung an den Einsatzverantwortlichen oder Lagerbuchung.
Inputs
- – Auftragsbestätigung (CRM oder Auftragsplanung)
- – Materialzuordnungstabelle (Leistungsart → Materialien)
- – Lieferantenübersicht (Sortiment, Kontaktdaten)
Outputs
- – Materialliste pro Auftrag
- – Bestellung an den Lieferanten (E-Mail)
- – Bestellstatus-Update (intern)
- – Meldung bei verzögerter Lieferung
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–2 Wochen
- – Anzahl der Materialtypen und Zuordnungsregeln
- – Anzahl der Lieferanten und Sortimentüberschneidungen
- – Gewünschte Nachfass- und Meldungslogik
- – Vorhandene Lagerverwaltung und Schnittstellen
Betrieb
Der Workflow läuft automatisch nach jeder Auftragsbestätigung. Die Zuordnungstabelle und Lieferantenliste werden zentral gepflegt. Fehlgeschlagene Bestellungen werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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