Für KMU, die Anfragen über ihre Website bekommen und diese einzeln ins CRM übertragen müssen. Das Problem: Verzögerung bei der Weiterleitung, fehlende Aufgaben und unklare Zuständigkeiten kosten Reaktionszeit – und damit potenzielle Aufträge. Das Ergebnis: Jede Anfrage wird sofort im CRM erfasst, dem richtigen Ansprechpartner zugewiesen und das Team wird in Echtzeit benachrichtigt.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein Interessent füllt das Kontaktformular auf der Website aus.
Die Eingabedaten werden automatisch an den Workflow weitergegeben – Name, E-Mail, Firma, Anliegen.
Im CRM wird ein neuer Kontakt oder Lead angelegt.
Eine Aufgabe wird erstellt und einem Teammitglied zugewiesen – je nach Thema, Branche oder Region.
Eine interne Benachrichtigung wird gesendet: per E-Mail oder Microsoft Teams.
Der Lead-Status wird auf "neu" gesetzt. Der Workflow kann auf weitere Statusänderungen reagieren.
Typisch: 3–5 Tage
Der Workflow läuft automatisch, sobald eine Anfrage eingeht. Änderungen an der Zuweisungslogik können jederzeit angepasst werden. Fehlermeldungen bei der CRM-Anbindung werden intern gemeldet. Ein täglicher Monitoring-Bericht zeigt alle neu eingegangenen Leads, deren aktuellen Status im CRM und eventuelle Zustellungsfehler – damit kein Kontakt unbearbeitet bleibt. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Gängige CRM-Systeme wie Salesforce, Pipedrive oder Zoho CRM können ebenfalls angesprochen werden.
Die Anfrage wird trotzdem im CRM erfasst und die Aufgabe erstellt. Die Benachrichtigung geht an eine Ersatzadresse. Keine Anfrage geht verloren.
Ja. Die Zuweisungslogik wird nach Ihren Vorgaben eingerichtet – zum Beispiel nach Thema, Standort oder Kapazität.
Ja. Über n8n lassen sich verschiedene Eingangskanäle bündeln: Websiteformular, E-Mail, LinkedIn-Nachrichtenweiterleitung oder Webhook-Trigger von Partnerportalen. Alle Leads landen einheitlich im CRM – mit Quellinformation, damit Sie nachverfolgen können, welcher Kanal am stärksten konvertiert.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten.
→ Saubere Ablage ohne Sortieren