Für Unternehmen, in denen Terminanfragen per Telefon, E-Mail, Kontaktformular und WhatsApp eingehen – und manuell koordiniert werden müssen. Das Problem: Jede Anfrage braucht manuelles Hin-und-her, Slots werden doppelt vergeben, Buchungen gehen verloren. Das Ergebnis: Die KI koordiniert Terminanfragen aus allen Kanälen, prüft die Verfügbarkeit und bestätigt automatisch.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Eine Terminanfrage geht ein – per E-Mail, Kontaktformular, WhatsApp oder Sprachassistent.
Die KI erkennt den Wunsch: Wann, wofür, für wen – und prüft die Verfügbarkeit im Kalender.
Der KI-Assistent schlägt passende freie Slots vor und bestätigt den gewählten Termin automatisch.
Der Termin wird im Kalender geblockt – eine Bestätigung geht an Kunde und Team.
Erinnerungen werden automatisch versendet (48h und 24h vorher).
Bei Absagen: Slot wird freigegeben, Wartende werden benachrichtigt, internes Team informiert.
Typisch: 1–3 Wochen
Der Workflow läuft vollautomatisch und synchronisiert alle Kanäle in Echtzeit. Neue Termintypen oder Verfügbarkeitsregeln können jederzeit angepasst werden. Doppelbuchungen werden durch zentrales Kalender-Locking verhindert. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Wir integrieren in Google Calendar, Outlook und die meisten gängigen Kalender- und Buchungssysteme. Der Workflow synchronisiert in Echtzeit – keine Doppelbuchungen.
Ja. Über den Link in der Buchungsbestätigung kann der Kunde absagen oder einen neuen Slot wählen – ohne anzurufen. Der Slot wird sofort freigegeben.
Ja. Der Workflow kann mehrere Kalender gleichzeitig koordinieren – zum Beispiel verschiedene Mitarbeiter, Räume oder Geräte. Die KI wählt automatisch die passende Ressource.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Arztpraxen, in denen wertvolle Sprechzeit für das Erfragen von Basisinformationen verloren geht.
→ Patient vorbereitet – Gespräch effizienter
Für Arztpraxen, in denen das Beantworten von Patientenanfragen per E-Mail und Portal täglich wertvolle Zeit kostet.
→ Antwort formuliert – freigegeben in Sekunden
Für Unternehmen, in denen eingehende Anrufe täglich wertvolle Zeit binden – besonders außerhalb der Geschäftszeiten oder in Stoßzeiten, wenn das Team ausgelastet ist.
→ Anruf bearbeitet – ohne Warteschleife