Für Unternehmen, in denen eingehende Anrufe täglich wertvolle Zeit binden – besonders außerhalb der Geschäftszeiten oder in Stoßzeiten, wenn das Team ausgelastet ist. Das Problem: Anrufe werden nicht angenommen, Rückrufe vergessen und Anliegen gehen verloren – potenzielle Kunden wenden sich an die Konkurrenz. Das Ergebnis: Eine KI nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, versteht das Anliegen und handelt direkt – Termin buchen, Nachricht strukturiert weiterleiten oder häufige Fragen beantworten.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Ein eingehender Anruf wird von der KI entgegengenommen – mit einer natürlichen Begrüßung.
Die KI erkennt das Anliegen durch gesprochene Sprache: Termin, Frage, Rückrufbitte oder Weiterleitung.
Standardanliegen werden sofort bearbeitet: Termin wird gebucht, Öffnungszeiten genannt, Adresse durchgegeben.
Bei Rückrufbitten oder komplexen Anliegen erstellt die KI eine strukturierte Notiz und leitet sie ans Team weiter.
Das Team erhält eine Benachrichtigung mit Zusammenfassung: Wer hat angerufen, was war das Anliegen, was wurde erledigt.
Alle Gespräche werden dokumentiert – Anrufzeitpunkt, Anliegen, Ergebnis – und sind für das Team einsehbar.
Typisch: 2–4 Wochen
Der KI-Assistent ist rund um die Uhr aktiv. Die Wissensbasis kann jederzeit aktualisiert werden – neue Informationen, geänderte Öffnungszeiten, neue Anliegen-Typen. Gesprächsprotokolle sind im Team-Dashboard einsehbar. Ein täglicher Zusammenfassungs-Bericht zeigt alle eingegangenen Anrufe, aufgeteilte nach Anliegen-Typen und Ergebnis – so lassen sich häufige Anfragen erkennen und die Wissensbasis gezielt erweitern. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Moderne KI-Sprachmodelle klingen natürlich und flüssig. Am Anfang des Gesprächs wird transparent kommuniziert, dass es sich um einen automatisierten Assistenten handelt – das ist sowohl rechtlich als auch aus Vertrauensgründen sinnvoll.
Die KI erkennt, wenn ein Anliegen ihre Möglichkeiten übersteigt, und leitet den Anruf an einen Menschen weiter – oder erstellt eine priorisierte Rückrufnotiz. Kein Anruf fällt durchs Raster.
Ja – das ist einer der größten Vorteile. Der KI-Assistent ist 24/7 erreichbar. Terminanfragen außerhalb der Öffnungszeiten werden direkt bearbeitet.
Nein. In den meisten Fällen genügt eine Anrufweiterleitung auf eine SIP-Nummer, die dem KI-Assistenten zugeordnet ist. Moderne VoIP-Anlagen unterstützen das direkt. Für ältere ISDN-Anlagen gibt es Adapter-Lösungen. Die technische Anbindung klären wir im Erstgespräch gemeinsam.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Arztpraxen, in denen wertvolle Sprechzeit für das Erfragen von Basisinformationen verloren geht.
→ Patient vorbereitet – Gespräch effizienter
Für Arztpraxen, in denen das Beantworten von Patientenanfragen per E-Mail und Portal täglich wertvolle Zeit kostet.
→ Antwort formuliert – freigegeben in Sekunden
Für Unternehmen, in denen Terminanfragen per Telefon, E-Mail, Kontaktformular und WhatsApp eingehen – und manuell koordiniert werden müssen.
→ Termin gebucht – ohne Hin-und-her