Für Steuerberater und Kanzleien, die Dutzende von Fristen gleichzeitig im Blick behalten müssen. Das Problem: Fristen werden in Tabellen oder Papierkalendern geführt – bei hoher Mandantenzahl wird es unübersichtlich. Das Ergebnis: Fristen werden automatisch erkannt, überwacht und rechtzeitige Erinnerungen werden an Team und Mandanten gesendet.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Fristen werden automatisch aus dem Steuerkalender und den Mandantendaten abgeleitet.
Für jede Frist werden Erinnerungsintervalle definiert: 4 Wochen, 2 Wochen, 1 Woche vor Fälligkeit.
Das Team erhält rechtzeitige interne Erinnerungen – priorisiert nach Dringlichkeit.
Mandanten werden automatisch kontaktiert, wenn sie Belege oder Informationen liefern müssen.
Erledigte Fristen werden als abgeschlossen markiert – offene bleiben sichtbar.
Verlängerungsanträge verlängern die Frist automatisch im System.
Typisch: 1–2 Wochen
Der Workflow prüft täglich alle offenen Fristen und löst Erinnerungen nach dem definierten Intervall aus. Neue Mandanten und Fristtypen werden automatisch eingebunden. Sonderfristen können jederzeit manuell ergänzt werden. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Neben den gesetzlichen Standardfristen können mandantenindividuelle Fristen (z.B. nach Fristverlängerung) hinterlegt und überwacht werden.
Die Erinnerung kann als interne Aufgabe für das Team angelegt werden, das dann telefonisch nachfasst. Eine Telefon-Erinnerung via KI-Assistent ist ebenfalls möglich.
Verlängerungen werden im System hinterlegt – die neue Frist wird automatisch überwacht. Das ursprüngliche Datum bleibt im Protokoll.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Steuerberater und Kanzleien, in denen täglich Belege, Kontoauszüge und Mandantenpost in verschiedenen Formaten eingehen.
→ Beleg erfasst – sofort zugeordnet
Für Handwerksbetriebe mit mehreren Technikern und täglichen Außendiensteinsätzen.
→ Einsatz geplant – vor der Tür
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel