Für Steuerberater und Kanzleien, in denen täglich Belege, Kontoauszüge und Mandantenpost in verschiedenen Formaten eingehen. Das Problem: Jedes Dokument wird manuell geöffnet, identifiziert und abgelegt – das kostet wertvolle Zeit. Das Ergebnis: Alle eingehenden Dokumente werden automatisch klassifiziert, dem richtigen Mandanten zugeordnet und in die digitale Akte abgelegt.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Eingehende Dokumente aus allen Kanälen (E-Mail, Scan, Portal) werden automatisch erfasst.
Dokumententyp und Mandantenbezug werden erkannt: Rechnung, Kontoauszug, Vertrag, Bescheid.
Das Dokument wird dem richtigen Mandanten in der Kanzleisoftware zugeordnet und abgelegt.
Das Team erhält eine interne Benachrichtigung: Welches Dokument ist für wen eingegangen.
Dokumente ohne klare Zuordnung werden markiert und zur manuellen Prüfung bereitgestellt.
Optional: Mandant wird benachrichtigt, wenn ein wichtiges Dokument (z.B. Steuerbescheid) vorliegt.
Typisch: 2–3 Wochen
Der Workflow läuft kontinuierlich im Hintergrund. Neue Dokumententypen können jederzeit ergänzt werden. Fehlzuordnungen werden schnell sichtbar und können zur Verbesserung des Systems genutzt werden. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
DATEV bietet verschiedene Schnittstellen (z.B. DATEV-Upload, DMS-Anbindung). Wir prüfen vorab, welche Integration für Ihre Kanzlei am sinnvollsten ist.
Handschriftliche Dokumente können über OCR erfasst werden – die Erkennungsqualität hängt von der Schriftqualität ab. Unklare Dokumente werden immer zur manuellen Prüfung markiert.
Ja. Mandantendaten bleiben in Ihrer Infrastruktur. Keine Daten werden an externe KI-Dienste weitergegeben – die Verarbeitung erfolgt lokal.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Steuerberater und Kanzleien, die Dutzende von Fristen gleichzeitig im Blick behalten müssen.
→ Frist erkannt – rechtzeitig gehandelt
Für Handwerksbetriebe mit mehreren Technikern und täglichen Außendiensteinsätzen.
→ Einsatz geplant – vor der Tür
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel