E-Mail-Triage automatisieren: Posteingang strukturieren
Für KMU mit einem vollen Posteingang, in dem Anfragen, Rechnungen und Informationen durcheinander kommen. Das Problem: Keine klare Zuständigkeit, keine Priorität, viel Zeit beim Sortieren. Das Ergebnis: Jede E-Mail wird automatisch eingestuft, weitergeleitet und – wenn nötig – als Aufgabe markiert.
Vorher
- –Der Posteingang läuft von mehreren Absender-Typen voll: Kunden, Lieferanten, interne Anfragen, Newsletter.
- –Jede E-Mail wird von Hand gelesen und einzeln weitergeleitet oder in einen Ordner verschoben.
- –Keine übergreifende Sicht, was dringend ist und was warten kann.
- –Bei Überlastung werden Anfragen übersehen – Kunden warten lange auf eine Antwort.
Nachher
- Eingehende E-Mails werden automatisch nach Absender-Typ und Inhalt kategorisiert.
- Dringende E-Mails werden gekennzeichnet und direkt weitergeleitet.
- Die zuständige Person wird benachrichtigt – per E-Mail oder Teams-Nachricht.
- Wenn nötig, wird eine Aufgabe im Aufgabenverwaltungssystem automatisch erstellt.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Eine neue E-Mail kommt in den überwachten Posteingang – zum Beispiel eine Teampostbox in Outlook.
Der Workflow liest Absender, Betreff und – je nach Einrichtung – den Textinhalt.
Die E-Mail wird einer Kategorie zugeordnet: Kundenanfrage, Rechnung, Intern, Newsletter oder sonstige.
Basierend auf der Kategorie wird eine Priorität vergeben: dringend, normal, niedrig.
Die E-Mail wird in den passenden Ordner verschoben oder an die zuständige Person weitergeleitet.
Eine Benachrichtigung wird gesendet – per E-Mail oder Microsoft Teams.
Bei hoher Priorität wird optional eine Aufgabe erstellt – zum Beispiel in Microsoft To Do oder einem Ticketsystem.
Inputs
- – Posteingang (Outlook oder Teampostbox)
- – E-Mail-Metadaten (Absender, Betreff, Textinhalt)
Outputs
- – Kategorie-Zuordnung
- – Weiterleitung oder Ordner-Verschiebung
- – Benachrichtigung (E-Mail oder Microsoft Teams)
- – Optionale Aufgabe (Microsoft To Do oder Ticketsystem)
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–2 Wochen
- – Anzahl der Kategorien und Weiterleitungsregeln
- – Komplexität der Prioritätslogik
- – Anbindung an Aufgabenverwaltungssysteme
- – Anzahl der überwachten Postfächer
Betrieb
Der Workflow überwacht den Posteingang dauerhaft und läuft ohne manuelle Eingriffe. Neue Kategorien oder Weiterleitungsregeln können jederzeit ergänzt werden. Nicht zuordbare E-Mails werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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