Für KMU mit einem vollen Posteingang, in dem Anfragen, Rechnungen und Informationen durcheinander kommen. Das Problem: Keine klare Zuständigkeit, keine Priorität und viel Zeit beim Sortieren führen dazu, dass wichtige Nachrichten zu spät oder gar nicht bearbeitet werden. Das Ergebnis: Jede E-Mail wird automatisch eingestuft, an die zuständige Person weitergeleitet und – wenn nötig – als priorisierte Aufgabe markiert.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Eine neue E-Mail kommt in den überwachten Posteingang – zum Beispiel eine Teampostbox in Outlook.
Der Workflow liest Absender, Betreff und – je nach Einrichtung – den Textinhalt.
Die E-Mail wird einer Kategorie zugeordnet: Kundenanfrage, Rechnung, Intern, Newsletter oder sonstige.
Basierend auf der Kategorie wird eine Priorität vergeben: dringend, normal, niedrig.
Die E-Mail wird in den passenden Ordner verschoben oder an die zuständige Person weitergeleitet.
Eine Benachrichtigung wird gesendet – per E-Mail oder Microsoft Teams.
Bei hoher Priorität wird optional eine Aufgabe erstellt – zum Beispiel in Microsoft To Do oder einem Ticketsystem.
Typisch: 1–2 Wochen
Der Workflow überwacht den Posteingang dauerhaft und läuft ohne manuelle Eingriffe. Neue Kategorien oder Weiterleitungsregeln können jederzeit ergänzt werden. Nicht zuordbare E-Mails werden intern gemeldet. Über ein wöchentliches Übersichts-Log lässt sich nachvollziehen, wie viele E-Mails pro Kategorie eingegangen sind und ob Weiterleitungen oder Aufgaben korrekt ausgelöst wurden – so lassen sich Regeln gezielt verbessern. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Die Zuordnung basiert zunächst auf Absender und Betreff. Eine Analyse des E-Mail-Textes wird schrittweise eingeführt – erst mit Mustern, die Sie vorgeben.
Diese werden in einen Ordner "Nicht zugeordnet" verschoben und eine interne Meldung wird gesendet.
Ja. Mehrere Postfächer – zum Beispiel eine Teampostbox und einzelne Mitarbeiterpostfächer – können parallel überwacht werden.
Neue Absender oder Betreffmuster können jederzeit in die Regelübersicht eingetragen werden – die Änderung greift beim nächsten eingehenden Workflow-Lauf. Für komplexere Inhaltsanalysen per Schlüsselwort ist eine kurze Anpassungsphase von ein bis zwei Arbeitstagen einzuplanen.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten.
→ Saubere Ablage ohne Sortieren