Für KMU, die Kosten aus mehreren Bereichen – zum Beispiel Material, Personal und Fremdleistung – einzeln verfolgen müssen. Das Problem: Die Übersicht fehlt bis Ende des Monats, wenn die Zahlen zusammengeführt werden. Da ist eine Budgetüberschreitung oft schon Realität. Das Ergebnis: Kosten werden in Echtzeit zusammengeführt und bei drohender Überschreitung wird sofort gewarnt.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Kosten werden aus den relevanten Systemen automatisch gezogen: Buchhaltungssoftware, Auftragsplanung, Lohnabrechnung.
Die Daten werden einer Kostenstelle oder Abteilung zugeordnet.
Das System vergleicht die aktuellen Kosten mit dem festgelegten Budget.
Bei Überschreitung eines Schwellenwerts – zum Beispiel 80 % des Budgets – wird eine Warnung gesendet.
Ein Übersichtsbericht wird zusammengesetzt: Budget, Ist, Differenz, Trend.
Der Bericht wird regelmäßig an die zuständigen Personen verteilt – per E-Mail oder in einem Teamkanal.
Optional werden einzelne Kennzahlen in einem Dashboard aktualisiert.
Typisch: 1–2 Wochen
Der Workflow läuft automatisch und aktualisiert die Übersicht regelmäßig. Budgetvorgaben und Schwellenwerte können jederzeit angepasst werden. Fehlgeschlagene Datenabzüge werden intern gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Die Budgetvorgaben werden anfangs gemeinsam eingerichtet und können später jederzeit angepasst werden – zum Beispiel bei Planungsänderungen.
Ja. Mehrere Kostenstellen oder Abteilungen werden parallel überwacht – jede mit eigenen Budgets und Schwellenwerten.
Der Workflow meldet das intern. Der Bericht wird ohne diese Quelle zusammengesetzt – mit einem sichtbaren Hinweis auf die fehlenden Daten.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit
Für KMU und Handwerksbetriebe, die Dokumente über E-Mail, Downloads und manuelle Ablage verwalten.
→ Saubere Ablage ohne Sortieren