Für Arztpraxen, in denen Laborbefunde, Arztbriefe und Überweisungen täglich per E-Mail, Fax und Portal eingehen – und manuell abgelegt werden. Das Problem: Dokumente landen im Postfach, bevor sie in der Akte sind. Das Ergebnis: Alle eingehenden Dokumente werden automatisch erkannt, dem richtigen Patienten zugeordnet und direkt in die Akte abgelegt.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Eingehende Dokumente aus allen Kanälen (E-Mail-Anhänge, Fax-to-Mail, Portal-Downloads) werden automatisch erfasst.
Dokumententyp und Patientenbezug werden anhand von Absender, Betreff, Dateiname und Inhalt erkannt.
Das Dokument wird dem richtigen Patienten in der Praxissoftware zugeordnet und in die Akte abgelegt.
Das Praxisteam erhält eine interne Benachrichtigung: Welcher Befund ist für wen eingegangen.
Dokumente ohne eindeutige Zuordnung werden zur manuellen Prüfung markiert – nichts geht verloren.
Optional: Der behandelnde Arzt wird direkt informiert, wenn ein dringlicher Befund vorliegt.
Typisch: 1–3 Wochen
Der Workflow läuft kontinuierlich im Hintergrund und verarbeitet neue Dokumente in nahezu Echtzeit. Nicht zuordenbare Dokumente werden intern sichtbar gemacht. Neue Dokumententypen können jederzeit ergänzt werden. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Es wird für die manuelle Prüfung markiert und im Team sichtbar gemacht. Nichts geht verloren – das Team entscheidet dann, wohin das Dokument gehört.
Ja, sofern Faxe als E-Mail-Anhang (Fax-to-Mail) eingehen. Das ist heute bei den meisten Fax-Diensten Standard.
Ja. Alle Patientendaten bleiben in Ihrer eigenen Infrastruktur und werden nicht an externe Dienste weitergeleitet. Wir legen großen Wert auf datenschutzkonforme Umsetzung.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Arztpraxen, die täglich Zeit mit manuellen Erinnerungsanrufen verlieren und bei Absagen kaum reagieren können.
→ Patient erinnert – Termin kommt
Für Arztpraxen, in denen wertvolle Sprechzeit für das Erfragen von Basisinformationen verloren geht.
→ Patient vorbereitet – Gespräch effizienter
Für Arztpraxen, in denen das Beantworten von Patientenanfragen per E-Mail und Portal täglich wertvolle Zeit kostet.
→ Antwort formuliert – freigegeben in Sekunden