Für Handwerksbetriebe, die nach jeder Anfrage einzeln ein Angebot zusammenstellen müssen. Das Problem: Zeitverlust beim Zusammensuchen, Fehler bei der Übertragung und kein Überblick, was bereits raus ist – sorgen dafür, dass Aufträge zu langsam oder gar nicht abgeschlossen werden. Das Ergebnis: Die Anfrage löst einen Workflow aus – das Angebot wird aus Vorlagen zusammengesetzt, als PDF versendet und sein Status automatisch nachverfolgt.
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Eine Anfrage kommt ein – zum Beispiel per E-Mail oder über ein Kontaktformular auf der Website.
Die relevanten Daten werden erfasst: Leistungsart, Umfang, Kundeninformationen.
Der Workflow wählt die passende Angebots-Vorlage und setzt Leistung und Preise ein.
Das Angebot wird als PDF generiert.
Das PDF wird per E-Mail an den Kunden gesendet – mit einer standardisierten Betreffzeile und Anhangserklärung.
Der Angebotsstatus wird auf "gesendet" gesetzt und zentral gespeichert.
Nach einem festgelegten Zeitraum prüft der Workflow den Status – bei Bedarf läuft eine Erinnerung aus.
Wird das Angebot angenommen, kann ein Folge-Workflow ausgelöst werden: Auftragsbestätigung, Termin oder Rechnungsanstoß.
Typisch: 1–2 Wochen
Der Workflow läuft vollständig im Hintergrund. Neue Vorlagen oder Preisänderungen werden zentral aktualisiert. Fehlgeschlagene Versendungen werden automatisch gemeldet. Ein wöchentlicher Status-Report listet alle offenen Angebote mit Erstellungsdatum und verbleibender Gültigkeitsdauer – so behalten Sie jederzeit den Überblick, welche Angebote nachgefasst werden sollten. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Ja. Die Vorlagen werden anfangs gemeinsam erstellt und können später jederzeit angepasst werden – zum Beispiel bei Preisänderungen oder neuen Leistungen.
Der Status wird auf "abgelehnt" gesetzt. Optional kann ein Folge-Workflow ausgelöst werden – zum Beispiel eine interne Aufgabe zum Nachfassen oder eine Rückmeldung an das Team.
Ja. Wenn Sie bereits eine Software wie lexoffice oder sevDesk nutzen, kann der Workflow direkt mit dieser verbunden werden – bis zur fertigen Rechnung.
Ja. Sonderkonditionen – zum Beispiel Rabatte für Stammkunden oder projektbezogene Preisnachlässe – können als Parameter in der Vorlage hinterlegt werden. Der Workflow setzt den entsprechenden Wert ein, sobald er beim Anfrageeingang übergeben wird.
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
Für Handwerksbetriebe mit mehreren Technikern und täglichen Außendiensteinsätzen.
→ Einsatz geplant – vor der Tür
Für Handwerksbetriebe und KMU mit Außendienst, wo Arbeitszeiten auf Zettel aufgeschrieben werden oder gar nicht erfasst werden.
→ Arbeitszeit erfasst – ohne Zettel
Für Handwerksbetriebe und KMU, die nach jedem abgeschlossenen Auftrag Rechnungen einzeln von Hand erstellen und senden müssen.
→ Rechnungen ohne Handarbeit