Angebotserstellung automatisieren: vom Anfrageeingang bis zum versandten Angebot
Für Handwerksbetriebe, die nach jeder Anfrage einzeln ein Angebot zusammenstellen müssen. Das Problem: Zeitverlust beim Zusammensuchen, Fehler bei der Übertragung, kein Überblick, was schon draußen ist. Das Ergebnis: Die Anfrage löst einen Workflow aus – das Angebot wird aus Vorlagen zusammengesetzt, gesendet und verfolgt.
Vorher
- –Eine Anfrage kommt per E-Mail oder Telefon ein – die Daten werden von Hand aufgeschrieben oder in eine Tabelle eingegeben.
- –Das Angebot wird manuell zusammengestellt: Leistungsbeschreibung, Preise und Gültigkeitsdaten werden einzeln gesucht und eingefügt.
- –Das fertige Angebot wird als PDF exportiert und einzeln per E-Mail gesendet.
- –Der Status des Angebots wird nicht systematisch verfolgt – nachfassen passiert aus Gedächtnis.
Nachher
- Kommt eine Anfrage ein, werden die relevanten Daten automatisch erfasst und einem Vorlagen-Typ zugeordnet.
- Das Angebot wird aus einer Vorlage zusammengesetzt: Leistung, Preise und Bedingungen werden automatisch eingefügt.
- Das fertige Angebot wird als PDF generiert und per E-Mail an den Kunden gesendet.
- Der Angebotsstatus wird zentral verfolgt: offen, gesendet, angenommen, abgelehnt.
- Bei ablaufender Gültigkeitszeit läuft eine automatische Erinnerung aus.
So läuft der Workflow
Die RZ//automation Workflows werden nach Ihrem Prozess aufgebaut – Schritt für Schritt dokumentiert.
Eine Anfrage kommt ein – zum Beispiel per E-Mail oder über ein Kontaktformular auf der Website.
Die relevanten Daten werden erfasst: Leistungsart, Umfang, Kundeninformationen.
Der Workflow wählt die passende Angebots-Vorlage und setzt Leistung und Preise ein.
Das Angebot wird als PDF generiert.
Das PDF wird per E-Mail an den Kunden gesendet – mit einer standardisierten Betreffzeile und Anhangserklärung.
Der Angebotsstatus wird auf "gesendet" gesetzt und zentral gespeichert.
Nach einem festgelegten Zeitraum prüft der Workflow den Status – bei Bedarf läuft eine Erinnerung aus.
Wird das Angebot angenommen, kann ein Folge-Workflow ausgelöst werden: Auftragsbestätigung, Termin oder Rechnungsanstoß.
Inputs
- – Anfrage (E-Mail, Formular oder Telefon-Notiz)
- – Angebots-Vorlagen (Leistungen, Preise, Bedingungen)
- – Kundendaten (Kontaktverzeichnis oder CRM)
Outputs
- – Angebot-PDF
- – E-Mail an den Kunden
- – Angebotsstatus-Update (intern)
- – Erinnerungs-E-Mail bei ablaufender Gültigkeitszeit
Dauer & Abhängigkeiten
Typisch: 1–2 Wochen
- – Anzahl der Angebots-Vorlagen und Leistungstypen
- – Anbindung an eine Buchhaltungs- oder CRM-Software
- – Gewünschte Nachfass-Logik und Zeitbedingungen
- – Komplexität der Preiskalkulation
Betrieb
Der Workflow läuft vollständig im Hintergrund. Neue Vorlagen oder Preisänderungen werden zentral aktualisiert. Fehlgeschlagene Versendungen werden automatisch gemeldet. RZ//automation überwacht den laufenden Workflow und passt bei Bedarf an.
Häufige Fragen
Ähnliches bei Ihnen?
Ein Erstgespräch mit dem RZ//automation Team klärt, ob und wie wir das umsetzen können.
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