In vielen KMU läuft Reporting so: Jemand zieht Zahlen aus dem CRM, Zahlen aus der Buchhaltung, Zahlen aus der Auftragsplanung – einzeln, in verschiedene Tabs oder eine Excel-Tabelle. Dann wird alles zusammengeführt, bereinigt und formatiert. Das passiert wöchentlich. Und jede Woche braucht es die gleiche Arbeit.
Das Problem ist selten die fehlende Übersicht. Das Problem ist der Aufwand, um diese Übersicht zu herstellen. Wenn die Daten automatisch zusammenkommen und der Bericht sich selbst zusammensetzen würde – würde der Montag anders anfangen.
Was soll im Bericht sein? Umsatz, offene Aufträge, neue Leads, Rechnungsstatus – die Liste wird einmal festgelegt. Nicht mehr als 5–8 Kennzahlen am Anfang.
Jede Kennzahl kommt aus einem System: CRM, Buchhaltungssoftware, Auftragsplanung. Diese Quellen werden konkret benannt und überprüft, ob eine Schnittstelle verfügbar ist.
Nicht alle gleichzeitig. Eine Quelle wird sauber angeschlossen und getestet – zum Beispiel neue Leads aus dem CRM. Erst wenn das funktioniert, kommt die nächste.
Wie werden die Daten aus den verschiedenen Quellen in einen Bericht zusammengeführt? Ein Vorlage-Format wird festgelegt: Übersicht, Veränderungen zur letzten Woche, offene Punkte.
Bei auffälligen Werten – fehlende Daten, starke Schwankungen, Nullwerte – wird eine automatische Meldung erstellt. Der Bericht wird nicht mit Fehlern gesendet.
Der fertige Bericht wird automatisch an die Verteilerliste gesendet – per E-Mail oder in einem Teamkanal wie Microsoft Teams. Der Rhythmus wird nach Bedarf festgelegt.
Nach dem ersten sauberen Durchlauf werden weitere Quellen angeschlossen – eine nach der anderen. Jede neue Quelle wird einzeln getestet, bevor sie in den Bericht läuft.
Wenn Sie wollen, dass wir diesen Ablauf konkret in Ihrem Unternehmen einrichten – ein Erstgespräch reicht aus.