Reporting automatisieren: Daten sammeln, konsolidieren und versenden
TL;DR
- Ein funktionierender automatischer Bericht beginnt mit einer klaren Frage: Welche Kennzahlen sind entscheidend – und aus welchem System kommen sie?
- Die Automatisierung übernimmt Sammlung, Zusammenführung und Versand – Sie bekommen einen fertig formatierten Bericht, ohne selbst zu suchen.
- Der Bau wird schrittweise gemacht: erst eine Quelle sauber anschließen, dann weitere dazufügen – nicht alles auf einmal.
Das Problem
In vielen KMU läuft Reporting so: Jemand zieht Zahlen aus dem CRM, Zahlen aus der Buchhaltung, Zahlen aus der Auftragsplanung – einzeln, in verschiedene Tabs oder eine Excel-Tabelle. Dann wird alles zusammengeführt, bereinigt und formatiert. Das passiert wöchentlich. Und jede Woche braucht es die gleiche Arbeit.
Das Problem ist selten die fehlende Übersicht. Das Problem ist der Aufwand, um diese Übersicht zu herstellen. Wenn die Daten automatisch zusammenkommen und der Bericht sich selbst zusammensetzen würde – würde der Montag anders anfangen.
Schritt für Schritt
Kennzahlen festlegen
Was soll im Bericht sein? Umsatz, offene Aufträge, neue Leads, Rechnungsstatus – die Liste wird einmal festgelegt. Nicht mehr als 5–8 Kennzahlen am Anfang.
Quellen identifizieren
Jede Kennzahl kommt aus einem System: CRM, Buchhaltungssoftware, Auftragsplanung. Diese Quellen werden konkret benannt und überprüft, ob eine Schnittstelle verfügbar ist.
Erste Quelle anschließen
Nicht alle gleichzeitig. Eine Quelle wird sauber angeschlossen und getestet – zum Beispiel neue Leads aus dem CRM. Erst wenn das funktioniert, kommt die nächste.
Zusammenführungslogik definieren
Wie werden die Daten aus den verschiedenen Quellen in einen Bericht zusammengeführt? Ein Vorlage-Format wird festgelegt: Übersicht, Veränderungen zur letzten Woche, offene Punkte.
Anomalie-Erkennung einbauen
Bei auffälligen Werten – fehlende Daten, starke Schwankungen, Nullwerte – wird eine automatische Meldung erstellt. Der Bericht wird nicht mit Fehlern gesendet.
Versand und Verteilung einrichten
Der fertige Bericht wird automatisch an die Verteilerliste gesendet – per E-Mail oder in einem Teamkanal wie Microsoft Teams. Der Rhythmus wird nach Bedarf festgelegt.
Weitere Quellen schrittweise dazufügen
Nach dem ersten sauberen Durchlauf werden weitere Quellen angeschlossen – eine nach der anderen. Jede neue Quelle wird einzeln getestet, bevor sie in den Bericht läuft.
Typische Fehler
- Alle Quellen gleichzeitig anschließen – Der Bericht wird für 5 Systeme auf einmal gebaut, bevor einer davon sauber funktioniert. Das führt zu Fehlern, die schwer zu finden sind.
- Keine Anomalie-Erkennung – Der Bericht wird gesendet, auch wenn eine Quelle fehlende oder offensichtlich falsche Daten liefert. Das untergräbt das Vertrauen in die Übersicht.
- Keine Vorlage definiert – Jede Woche sieht der Bericht anders aus: andere Reihenfolge, andere Formatierung. Das macht Vergleiche über die Zeit schwierig.
- Zu viele Kennzahlen – Der Bericht wird zu lang und zu komplex. Die wichtigsten Punkte gehen unter. Besser: 5–8 Kennzahlen, die wirklich entscheiden.
- Keine Protokollierung der Quellenänderungen – Eine Schnittstelle wird angepasst, die Daten ändern sich, aber niemand weiß warum. Änderungen an Quellen müssen dokumentiert werden.
Checkliste
- [ ] Kennzahlen festgelegt: max. 5–8 entscheidende Metriken
- [ ] Quellen benannt: welche Kennzahl aus welchem System
- [ ] Schnittstellen überprüft: API verfügbar für jede Quelle
- [ ] Erste Quelle angeschlossen und getestet
- [ ] Vorlage definiert: Struktur und Format des Berichts
- [ ] Anomalie-Erkennung konfiguriert: was wird gemeldet
- [ ] Verteilerliste festgelegt: an wen wird der Bericht gesendet
- [ ] Rhythmus festgelegt: wöchentlich, täglich oder auf Abruf
- [ ] Weitere Quellen schrittweise dazugefügt und getestet
- [ ] Änderungen an Quellen werden protokolliert
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