Fristenmanagement, Dokumenteneingang und Mandantenkommunikation automatisiert – DSGVO-konform, self-hosted, ohne Cloud-Risiken.
Digitalisierung Kanzlei bedeutet nicht, neue Software einzuführen – sondern bestehende Abläufe zu entlasten. Diese Reibungspunkte sind in der Praxis am häufigsten.
Fristen sind das Rückgrat jeder Kanzlei – und gleichzeitig die größte Fehlerquelle. Wer Fristen manuell in Kalender einträgt oder per Gedächtnis verwaltet, riskiert Versäumnisse mit erheblichen Folgen für Mandanten.
Eingehende Unterlagen per Post, E-Mail oder Fax landen in verschiedenen Kanälen. Jedes Dokument muss manuell gesichtet, dem Mandat zugeordnet, umbenannt und abgelegt werden – täglich, mehrfach.
Mandanten warten auf Rückmeldung. Ohne automatisierte Status-Updates müssen Anwälte und Mitarbeiter manuell kommunizieren – oder Anfragen häufen sich im Posteingang.
Neue Mandate bedeuten neue Ordner, neue Verzeichnisse, neue Checklisten. Wer das manuell anlegt, verliert Zeit und macht Fehler bei der Struktur – was spätere Suche erschwert.
Fünf konkrete Use Cases der Automatisierung Kanzlei – von der ersten Unterlagenablage bis zur Abrechnungsvorbereitung.
Eingehende Unterlagen – ob per E-Mail, Upload-Portal oder digitalisierter Post – werden automatisch klassifiziert, dem zugehörigen Mandat zugeordnet und in die Aktenstruktur eingeordnet. Dokumente werden standardisiert benannt. Fehlende Belege oder unvollständige Unterlagen werden automatisch markiert und der zuständigen Person gemeldet. Die Kanzlei gewinnt täglich Stunden zurück.
Fristen aus eingehenden Dokumenten, Gerichtsbeschlüssen oder Mandantenunterlagen werden automatisch erkannt und in einem zentralen Fristenkalender erfasst. Erinnerungen werden automatisch X Tage vor Ablauf versendet – an die zuständige Person oder das gesamte Team. Bei fehlender Reaktion eskaliert das System. Kein Fristversäumnis mehr durch manuellen Übertragungsfehler.
Wenn Mandanten fragen, wie es mit ihrer Sache steht, kostet das Beantworten Zeit. Automatisierte Status-Updates informieren Mandanten proaktiv über relevante Schritte: Eingang bestätigt, Dokument geprüft, nächster Schritt eingeleitet. Rückfragen, die per Formular oder E-Mail eingehen, werden automatisch quittiert und kategorisiert. So entstehen keine offenen Kommunikationsenden.
Wenn ein neues Mandat angelegt wird, beginnt die Automatisierung. Aus dem Mandantenformular oder der ersten E-Mail werden Basisdaten übernommen, eine standardisierte Ordnerstruktur angelegt und eine Checkliste für die Bearbeitung erzeugt. Jede neue Akte folgt derselben Struktur – konsistent, nachvollziehbar, ohne manuelle Handarbeit.
Zeiterfassung, Auslagen und Kostennotizen werden automatisch gesammelt und pro Mandat zusammengestellt. Fehlende Einträge werden erkannt und gemeldet. Das Ergebnis ist eine vollständige Abrechnungsgrundlage, die für die finale Prüfung und den Versand vorbereitet ist – ohne stundenlanges Nachfassen in verschiedenen Systemen.
Automatisierung Rechtsanwalt bedeutet, dass mandantenbezogene Daten dieselbe Vertraulichkeit genießen wie jedes andere Kanzleigeheimnis. Kein Workflow verlässt Ihre Kontrolle.
Alle Workflows laufen auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder einem deutschen Server. Mandantendaten verlassen niemals Ihre Kontrolle und werden nicht an externe SaaS-Dienste weitergegeben.
Die technische Umsetzung berücksichtigt die berufsrechtlichen Anforderungen: Keine Inhalte mandantenbezogener Kommunikation fließen in Dienste, die außerhalb Ihrer Kontrolle stehen.
Datenschutz by Design: Workflows werden so gebaut, dass nur notwendige Daten verarbeitet werden. Auf Wunsch erhalten Sie eine Dokumentation der Datenflüsse für Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
So läuft die Zusammenarbeit ab – von der ersten Analyse bis zum laufenden, dokumentierten Workflow.
Wir schauen auf die häufigsten Abläufe Ihrer Kanzlei: Wo verbringen Mitarbeiter die meiste Zeit? Welche Schritte sind fehleranfällig? Was wird täglich wiederholt?
Vor dem Aufbau klären wir gemeinsam, welche Daten verarbeitet werden und wie die technische Infrastruktur aussehen muss, um Ihre Anforderungen zu erfüllen.
Der erste Workflow wird mit Testdaten aufgebaut und vollständig geprüft. Erst nach Freigabe geht er in den Produktivbetrieb.
Sie erhalten eine vollständige Dokumentation – Abläufe, Datenflüsse, Fehlerbehebung. Und einen direkten Ansprechpartner für Änderungen.
Was Kanzleien uns am häufigsten fragen, bevor wir anfangen.
Ja. Alle Workflows werden so konzipiert, dass mandantenbezogene Daten ausschließlich auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder einem deutschen Anbieter verarbeitet werden. Es findet keine Übertragung an externe Cloud-Dienste statt. Auf Wunsch erstellen wir eine Dokumentation der Datenflüsse für Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
In vielen Fällen ja – entweder über direkte Schnittstellen oder über E-Mail-basierte Integration. Gängige Systeme wie RA-MICRO, AnNoText, Actaport oder auch einfache Ordnerstrukturen lassen sich anbinden. Im ersten Gespräch prüfen wir, was technisch sauber umsetzbar ist.
Das System erkennt Fehler sofort und informiert die zuständige Person. Der Vorgang kann manuell weitergeführt werden. Kein Mandatsvorgang geht verloren – der Workflow ist so abgesichert, dass Fehler immer sichtbar werden.
Für einen klar definierten Use Case – zum Beispiel die automatische Dokumentenablage bei Eingang – rechnen wir mit zwei bis drei Wochen vom ersten Gespräch bis zum Produktivbetrieb. Komplexere Abläufe mit mehreren Schritten dauern entsprechend länger.
Ein kurzes Gespräch mit dem RZ//automation Team reicht – wir schauen gemeinsam, was sich lohnt zu automatisieren.