Weniger Büroarbeit, mehr Zeit für das Handwerk. Automatisierte Einsatzplanung, Rechnungsversand und Kundenkommunikation – self-hosted, DSGVO-konform.
In vielen Handwerksbetrieben läuft die Einsatzplanung noch so: Ein Auftrag kommt per Telefon oder E-Mail rein, wird handschriftlich notiert oder in eine Tabelle eingetragen, dann ruft jemand den Techniker an – und hofft, dass alle Informationen vollständig angekommen sind. Der Ablauf funktioniert. Aber er kostet täglich Zeit, die besser in das eigentliche Handwerk investiert wäre.
Rechnungen werden oft erst Tage nach Auftragsabschluss erstellt – weil der Büronachmittag kommt, wenn er kommt. Die Daten werden von Hand aus dem Angebot übertragen, das PDF per E-Mail gesendet und der Zahlungseingang irgendwann manuell geprüft. Wird eine Rechnung übersehen, fällt das spät auf – oder gar nicht.
Terminanfragen werden bestätigt, aber Erinnerungen an den Kunden vergessen. Kunden rufen an, um den Status ihres Auftrags zu erfragen – obwohl diese Information im System vorhanden wäre, wenn sie nur automatisch übermittelt würde. Jede dieser Aktivitäten ist einzeln klein. Zusammen ergeben sie mehrere Stunden Büroarbeit pro Woche, die sich direkt auf Kapazität und Zufriedenheit auswirken.
Dazu kommt die fehlende Auftragsübersicht: Wer hat gerade welchen Einsatz? Welche Materialien werden für welchen Auftrag benötigt? Ist der Lagerbestand ausreichend? Diese Fragen lassen sich beantworten – aber nur, wenn jemand aktiv sucht. In einem automatisierten Ablauf entstehen diese Informationen als Nebenprodukt, ohne dass zusätzlicher Aufwand entsteht.
Sechs konkrete Abläufe, die in Handwerksbetrieben wiederkehrend manuell ausgeführt werden – und die sich vollständig automatisieren lassen.
Wird ein Auftrag als bestätigt markiert, wird automatisch der passende Techniker zugewiesen – nach Region und Verfügbarkeit. Eine Benachrichtigung mit Ort, Uhrzeit und Kundendaten geht sofort raus. Der Tagesplan wird automatisch aktualisiert.
Sobald ein Auftrag als abgeschlossen markiert wird, wird die Rechnung automatisch erstellt, als PDF generiert und direkt an den Kunden versendet. Der Zahlungsstatus wird zentral gespeichert und bei Fälligkeit automatisch erinnert.
Geht eine Terminanfrage ein, wird automatisch eine Bestätigung mit Datum und Uhrzeit gesendet. 24 Stunden vor dem Termin erhält der Kunde eine automatische Erinnerung – ohne dass jemand daran denken muss.
Fällt ein Lagerbestand unter den festgelegten Mindestbestand, wird automatisch eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst – oder zumindest eine interne Meldung an die zuständige Person gesendet. Kein Vergessen mehr.
Mitarbeiter erfassen Arbeitsbeginn und -ende über ein einfaches digitales Formular auf dem Smartphone. Die Daten werden automatisch zusammengefasst, Überstunden erkannt und eine Wochenübersicht für die Lohnabrechnung erstellt.
Kunden bekommen automatische Status-Updates zu ihrem Auftrag – wenn der Techniker unterwegs ist, wenn der Einsatz abgeschlossen ist und wenn die Rechnung versendet wurde. Weniger Rückfragen, mehr Zufriedenheit.
Wir schauen gemeinsam auf Ihre bestehenden Abläufe – Einsatzplanung, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation. Reibungspunkte werden konkret gemacht: Wo passiert was von Hand? Welche Tools sind bereits vorhanden? Was soll das System am Ende leisten? Am Ende steht ein klares Konzept mit definierten Workflows und Schnittstellen.
Die Workflows werden gebaut, intern getestet und schrittweise angepasst. Wir arbeiten mit Testdaten aus Ihrem Betrieb, damit die Ergebnisse realistisch sind. Erst wenn alle Abläufe stabil laufen und Fehlerfälle abgefangen sind, wird der Rollout vorbereitet.
Jeder Workflow wird vollständig dokumentiert: Ablauf, Datenflüsse, Schnittstellen, Troubleshooting. Sie bekommen eine strukturierte Schulung und verstehen, wie Ihr System funktioniert. Änderungen – zum Beispiel neue Mitarbeiter oder geänderte Texte – können Sie selbst vornehmen.
Was Betriebe nach der Automatisierung berichten – in konkreten Zahlen und Veränderungen.
In den meisten Fällen nein. Wir verbinden die Werkzeuge, die Sie bereits nutzen: Ihre Auftragsplanung, Buchhaltungssoftware, E-Mail und Kalender. Neue Software wird nur eingeführt, wenn sie einen klaren Mehrwert hat – und auch dann entscheiden Sie.
Jeder Workflow hat ein Monitoring. Tritt ein Fehler auf, wird automatisch eine interne Meldung gesendet – an Sie oder direkt an uns. Kein Ablauf wird still übergangen. Zusätzlich ist alles vollständig dokumentiert, damit Probleme schnell eingegrenzt werden können.
Ja. Jeder Workflow wird mit einer vollständigen Dokumentation und einer strukturierten Schulung übergeben. Kleine Anpassungen – wie neue Mitarbeiter ergänzen oder Texte in Benachrichtigungen ändern – können Sie selbst vornehmen. Für komplexere Änderungen stehen wir zur Verfügung.
Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner Workflow – zum Beispiel der automatische Rechnungsversand – ist in der Regel in 3–5 Tagen aufgebaut. Ein vollständiges Setup mit Einsatzplanung, Rechnungsversand und Kundenkommunikation dauert 2–3 Wochen. Preise besprechen wir im Erstgespräch anhand Ihrer konkreten Abläufe.
Ein kurzes Gespräch reicht – wir schauen gemeinsam, was sich in Ihrem Betrieb automatisieren lässt.