Terminverwaltung, Patientenkommunikation und Dokumentenablage automatisiert – DSGVO-konform, self-hosted, ohne Medizin-Cloud.
Das Praxisteam ist gut – aber der administrative Aufwand ist gewachsen, ohne dass das Personal proportional zugenommen hat. Terminbuchungen kommen per Telefon, per E-Mail und über das Online-Buchungssystem – jede auf einem anderen Weg, jede mit anderen Anforderungen an die Bestätigung und Nachverfolgung. Zwischen der eigentlichen Patientenarbeit bleibt wenig Zeit, um diese Kanäle sauber zu managen.
Terminerinnerungen an Patienten funktionieren in vielen Praxen noch manuell: jemand ruft an, schreibt eine E-Mail, notiert den Rückruf. Das ist zeitintensiv und fehleranfällig. Kommt ein kurzfristiger Ausfall, muss die Liste manuell abgearbeitet werden. Ausfallraten von 15–25 Prozent bei nicht erinnerten Terminen sind keine Seltenheit – und jeder ausgefallene Termin ist verlorene Kapazität.
Dazu kommt das Dokumentenchaos: Anamnesebögen werden ausgefüllt, müssen eingescannt, zugeordnet und abgelegt werden. Formulare liegen zwischen Terminen auf dem Tresen, weil die Einordnung noch nicht erledigt wurde. Bei einer Praxisbegehung oder einem Audit kostet die Suche nach Dokumenten unverhältnismäßig viel Zeit. Automatisierung setzt hier an: nicht als Ersatz für das medizinische Urteilsvermögen, sondern als Entlastung von wiederkehrender, regelbasierter Arbeit.
Fünf konkrete Abläufe in Arztpraxen, die sich vollständig automatisieren lassen – ohne Datenschutzkompromisse.
Eine Terminbuchung löst automatisch eine Bestätigung an den Patienten aus – per E-Mail oder SMS. 24 Stunden vor dem Termin folgt eine automatische Erinnerung. Absagen werden erkannt und der Slot kann automatisch für Nachrücker freigegeben werden.
Ausgefüllte Formulare – ob digital oder eingescannt – werden automatisch dem richtigen Patientendatensatz zugeordnet und abgelegt. Keine manuelle Einordnung, keine fehlplatzierten Dokumente. Die Ablage folgt einem festen Schema, das Sie definieren.
Vor dem Termin erhalten Patienten automatisch ein digitales Anamneseformular mit standardisierten Fragen – abgestimmt auf den Termintyp. Die Antworten werden strukturiert erfasst und sind beim Termin sofort abrufbar. Weniger Aufnahmegespräch, mehr Gesprächszeit.
Patienten werden automatisch informiert: Terminbestätigung, Erinnerung, Rückruferinnerung bei verpasstem Kontakt. Standardnachrichten werden automatisch versandt – ohne dass die Rezeption jeden Schritt manuell auslöst. Rückfragen nehmen messbar ab.
Nach einem Termin werden die abrechnungsrelevanten Daten automatisch zusammengestellt: erbrachte Leistungen, Diagnosen, Zeitstempel. Die Daten werden in dem Format bereitgestellt, das Ihre Abrechnungssoftware erwartet – manuelles Übertragen entfällt.
Patientendaten sind besonders schützenswert – das ist keine Besonderheit, sondern Ausgangspunkt. Alle Workflows, die wir für Arztpraxen aufbauen, laufen ausschließlich auf Infrastruktur, die Sie selbst kontrollieren oder die nachweislich in Deutschland betrieben wird. Patientendaten verlassen nicht die definierte Infrastruktur. US-amerikanische Cloud-Dienste werden nicht eingesetzt.
Self-hosted bedeutet: Die Software läuft auf einem Server, den Sie oder Ihre IT kontrollieren. Keine Datenübermittlung in Drittländer, keine undurchsichtigen Unterauftragsverarbeitungen, keine Abhängigkeit von Anbieterbedingungen, die sich ohne Vorankündigung ändern. Wir helfen dabei, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sauber zu dokumentieren – als Grundlage für das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO.
Datensparsamkeit ist kein Nebengedanke, sondern Designprinzip: Jeder Workflow verarbeitet nur die Daten, die er tatsächlich benötigt. Was nicht gebraucht wird, wird nicht gespeichert. Das reduziert das Risiko und vereinfacht die Dokumentation.
Self-hosted
Alle Workflows laufen auf Infrastruktur, die Sie kontrollieren.
Keine US-Cloud
Patientendaten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet.
Verarbeitungsverzeichnis
Wir helfen bei der Dokumentation nach Art. 30 DSGVO.
Datensparsamkeit
Jeder Workflow verarbeitet nur die tatsächlich benötigten Daten.
Ja – vorausgesetzt, die Umsetzung erfolgt sorgfältig. Alle Workflows laufen auf Infrastruktur, die Sie selbst kontrollieren oder die in Deutschland gehostet wird. Patientendaten verlassen nicht die definierte Infrastruktur. Wir helfen dabei, den Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis zu formulieren und die technischen Maßnahmen zu dokumentieren. Eine rechtliche Bewertung durch Ihren Datenschutzbeauftragten empfehlen wir ergänzend.
Das hängt von der Software ab. Viele gängige Praxisverwaltungssysteme bieten Schnittstellen oder Exportfunktionen, über die wir ansetzen können. Wenn keine direkte API vorhanden ist, arbeiten wir mit dateibasierten Übergaben oder anderen Mechanismen. Im Erstgespräch prüfen wir, was mit Ihrem konkreten System möglich ist.
Nein. Automatisierung bedeutet nicht, alles auf den Kopf zu stellen. Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe und ergänzen sie an den Stellen, wo Automatisierung einen klaren Gewinn bringt. Das Team arbeitet weiterhin mit den gewohnten Werkzeugen – nur dass bestimmte Schritte nicht mehr manuell ausgeführt werden müssen.
Das hängt vom Umfang und den vorhandenen Systemen ab. Ein einzelner Workflow – zum Beispiel die automatische Terminbestätigung mit Erinnerung – ist in der Regel in 3–5 Tagen aufgebaut. Ein vollständiges Setup mit Terminverwaltung, Dokumentenablage und Abrechnungsvorbereitung dauert 2–4 Wochen. Preise und Aufwand besprechen wir im Erstgespräch anhand Ihrer konkreten Situation.
Wir schauen gemeinsam, was sich in Ihrer Praxis sicher und DSGVO-konform automatisieren lässt.