Die teuersten Fehler in einem Automatisierungsprojekt passieren nicht im Workflow-Tool, sondern lange davor: Niemand hat aufgeschrieben, wie der Prozess wirklich läuft. Dieser Artikel zeigt, wie Sie einen Ablauf sauber aufnehmen, bevor Sie ihn automatisieren – für Geschäftsführer und Verantwortliche, die wollen, dass das Projekt am Ende trägt und nicht in Nacharbeit versinkt.
Warum ein Workflow nur so gut ist wie die Aufnahme davor
Eine Automatisierung ist die maschinelle Umsetzung eines Ablaufs, den vorher ein Mensch beschrieben hat. Ist diese Beschreibung lückenhaft, wird die Lücke nicht kleiner – sie wird in jeder Ausführung reproduziert. Der klassische Fall: Ein Workflow läuft im Test sauber, geht live, und in der zweiten Woche taucht ein Vorgang auf, den niemand erwähnt hat. Der Prozess kannte diesen Fall längst; er stand nur nirgends.
Eine Automatisierung kann einen Ablauf nur so gut abbilden, wie er vorher beschrieben wurde. Wer den Ist-Zustand nicht sauber aufnimmt, automatisiert eine Vermutung – und macht jeden ungenannten Sonderfall zur dauerhaften Fehlerquelle. Die Prozessaufnahme ist deshalb kein Vorgeplänkel, sondern der Teil des Projekts, der über Erfolg oder teures Scheitern entscheidet.
Welchen Prozess Sie überhaupt zuerst angehen, ist eine eigene Frage – die habe ich in Welche Prozesse zuerst automatisieren beschrieben. Hier geht es um den Schritt danach: Sie haben einen Kandidaten, und bevor irgendjemand ein Tool öffnet, wird er aufgenommen.
Erst der Ist-Zustand, nicht das Wunschbild
Der häufigste Fehler bei der Aufnahme ist, sofort zu verbessern. Man setzt sich hin, um „den Prozess“ zu dokumentieren, und schreibt in Wahrheit auf, wie er laufen sollte. Das Ergebnis ist ein sauberes Diagramm, das mit dem Alltag wenig zu tun hat – und die Automatisierung scheitert an genau den Umwegen, die man weggelassen hat.
Die Disziplin dahinter trennt zwei Dinge: den Ist-Zustand (wie es heute tatsächlich läuft) und den Soll-Zustand (wie es künftig laufen soll). Nehmen Sie zuerst den Ist-Zustand auf, und zwar beschreibend, nicht bewertend. Erst wenn er auf dem Tisch liegt, sehen Sie die Umwege, Doppelerfassungen und Wartezeiten – und können entscheiden, was die Automatisierung glattziehen soll. Die Soll-Version ist oft genau der automatisierte Ablauf; aber sie entsteht aus dem ehrlichen Ist, nicht daneben.
Das ist mehr als Formsache. Wer den Ist-Zustand überspringt, verliert genau die Information, für die sich der Aufwand lohnt: wo heute Fehler entstehen, was doppelt getippt wird, welcher Schritt tagelang liegen bleibt.
Aufnehmen heißt: mit den Leuten reden, die es täglich tun
Ein Prozess lebt selten so, wie ihn die Leitung im Kopf hat. Wer ihn aufnehmen will, geht zu denen, die ihn ausführen – nicht nur zur Führungskraft, die glaubt zu wissen, wie es läuft. Das Bundesverwaltungsamt beschreibt in seinem frei zugänglichen Organisationshandbuch einen ganzen Werkzeugkasten an Erhebungstechniken. Für den Mittelstand reichen meist drei:
- Interview. Die mündliche Befragung der Personen, die den Ablauf täglich machen. Fragen Sie nicht „wie läuft das?“, sondern „zeigen Sie mir den letzten Vorgang“. Konkrete Fälle bringen die Realität zutage, Zusammenfassungen glätten sie.
- Dokumentenanalyse. Sehen Sie sich die echten Belege, E-Mails, Formulare und Tabellen an, die durch den Prozess wandern. Sie zeigen Felder, Zwischenschritte und Schnittstellen, an die im Gespräch niemand denkt.
- Selbstaufschreibung. Die Beteiligten notieren über ein, zwei Wochen selbst, was sie tun. Das deckt Schwankungen und Sonderfälle auf – muss aber validiert werden, weil es ohne Kontrolle passiert und gern beschönigt oder vergessen wird.
Der rote Faden: Reden Sie mit Menschen und sehen Sie sich echte Vorgänge an, statt den Ablauf am Reißbrett zu erfinden. Und achten Sie dabei auf die Datenbasis – ob die Eingangsdaten überhaupt sauber genug sind, entscheidet mit über den Erfolg und ist ein Thema für sich, das ich in Datenqualität vor der Automatisierung vertieft habe.
Happy Path zuerst – die Ausnahmen entscheiden über den Nutzen
Nehmen Sie zunächst den typischen Weg auf: den Pfad, den der Vorgang in der überwiegenden Zahl der Fälle nimmt. In der Prozessmodellierung heißt er Happy Path. Für jeden Schritt halten Sie ein paar Dinge fest:
| Pro Schritt festhalten | Beispiel |
|---|---|
| Auslöser | Kundenmail geht ein |
| Aktivität und Rolle | Sachbearbeitung prüft Bestellung |
| Entscheidung | Betrag über 1.000 € → Freigabe nötig |
| Daten und System | Auftragsnummer im ERP |
| Übergabe | an den Versand weitergereicht |
| Schwachstelle | wird oft von Hand doppelt erfasst |
Wenn der Happy Path steht, kommt der Teil, der über Erfolg oder Scheitern entscheidet: die Ausnahmen. Genau die Sätze, die mit „ja, aber wenn …“ anfangen. Was passiert bei einer Teillieferung? Bei einem Neukunden ohne Stammdaten? Wenn die Freigabe ausbleibt? Diese Verzweigungen sind der eigentliche Grund, warum eine Automatisierung entweder trägt oder ständig hakt. Ein Workflow, der nur den Normalfall kennt, schiebt jede Abweichung zurück auf den Menschen – und der Zeitgewinn schmilzt.
Sie müssen nicht jeden Sonderfall automatisieren. Aber Sie müssen jeden kennen und bewusst entscheiden: automatisieren, per Freigabe an einen Menschen übergeben oder außen vor lassen. Der Fehler ist nicht, einen Fall manuell zu lassen – der Fehler ist, ihn zu übersehen.
Wie viel Formalität? Ein Swimlane-Diagramm reicht meist
Aufnehmen heißt nicht, ein Modellierungsprojekt zu starten. Für die meisten Abläufe im Mittelstand genügt ein Swimlane-Diagramm: Jede Rolle bekommt eine Bahn, Kästchen sind Aktivitäten, Rauten sind Entscheidungen, Pfeile zeigen den Fluss. Wer es am echten Vorgang entlangzeichnet, sieht die Übergaben zwischen Abteilungen sofort – und dort stecken die meisten Reibungsverluste.
Wenn Sie es formaler brauchen, gibt es einen etablierten Standard: BPMN (Business Process Model and Notation), gepflegt von der Object Management Group und als ISO/IEC 19510 normiert. BPMN kennt Ereignisse (Auslöser), Aktivitäten und Gateways (Verzweigungen); Beteiligte werden als „Pools“, einzelne Rollen als „Lanes“ dargestellt – die formale Fassung der Swimlane-Idee. Der volle Standard lohnt sich für Teams, die viele Prozesse dauerhaft pflegen. Für die einmalige Aufnahme vor einer Automatisierung ist er meist mehr, als Sie brauchen; das saubere Denken dahinter – wer, was, welche Entscheidung – zählt mehr als das Werkzeug.
Ein Nebeneffekt macht die Mühe doppelt wertvoll: Für steuer- und buchführungsrelevante Abläufe verlangt die GoBD ohnehin eine Verfahrensdokumentation – eine nachvollziehbare Beschreibung, wie ein Beleg ins System kommt, verarbeitet und archiviert wird. Wer den Prozess für die Automatisierung sauber aufnimmt, hat einen großen Teil dieser Dokumentation bereits erledigt.
Fazit: Die halbe Stunde vor dem ersten Node
Die Prozessaufnahme ist unspektakulär – kein Tool, kein Code, nur Fragen und ein Blatt Papier. Aber sie entscheidet, ob die Automatisierung den Alltag trifft oder an ihm vorbeiläuft. Ist-Zustand vor Wunschbild, echte Vorgänge vor Vermutung, Happy Path plus die Ausnahmen: Wer das vorher macht, spart sich die teure Nacharbeit danach.
Genau mit diesem Schritt beginne ich jede Automatisierungsberatung – bevor über Tools gesprochen wird, wird der Prozess aufgenommen. Wenn Sie einen konkreten Ablauf im Kopf haben und wissen wollen, ob und wie er sich automatisieren lässt, schauen wir ihn im kostenlosen Prozess-Check gemeinsam an. Kein Verkaufsgespräch – erst der ehrliche Ist-Zustand, dann die Frage, was sich wirklich lohnt.